Digitaler Transformationsprozess im Personalwesen

Herausforderung im Personalmanagement

Alle Institutionen aus unterschiedlichsten Branchen haben einen gemeinsamen Hauptnenner, die Mitarbeitenden und deren Verwaltung. Der Erfolg eines jeden Unternehmens wird unumstritten an der Qualität der Mitarbeitenden gemessen. Damit die wichtigste Ressource, das Herzstück, entsprechend effizient und effektiv eingesetzt werden kann, bedarf es eines umfassenden Personalmanagementsystems.

Die meisten Institutionen verwenden heute mehrere Systeme, um ihre Mitarbeiterdaten zu erfassen und zu pflegen. In vielen Fällen gibt es ein Tool für die Zeiterfassung, ein weiteres für die Abwesenheitsanträge und diverse Online- oder physische Formulare für die Spesenerfassung. Stellvertretungen, Bewertungen der Mitarbeitenden oder Performance-Management werden meist separat über andere Kanäle koordiniert und gesteuert. Die Daten aus unterschiedlichen Umsystemen machen die Analyse und den Prozess langwierig und fehleranfällig. Um dem entgegenzuwirken, greifen diverse Institutionen auf eine ganzheitliche Personalmanagementlösung zurück.

HR-Plattformen, wie beispielsweise Workday HCM, SAP SuccessFactors oder Oracle HCM Cloud etc., haben sich zum Ziel gesetzt, das Personalmanagement und die Finanz- und Lohnbuchhaltung über eine cloudbasierte Software as a Service(SaaS)-Plattform möglichst intuitiv und effizient dem Personalmanagementteam zur Verfügung zu stellen.

Sie bieten ein cloudbasiertes Personalmanagementsystem, das sich reibungslos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt und Vorteile, wie z. B. Kosteneinsparung durch Systemreduktion, keine Wartungskosten für Hard-, Soft- und Middleware oder Datenbanken sowie Lizenzeinsparungen, ermöglicht. Hinzu kommt das transparente und effiziente Datenmanagement, welches zentral und einheitlich in der Cloud verwaltet wird. Dies wiederum ermöglicht der Institution ihre Daten landesweit als auch ausserhalb der Landesgrenzen jederzeit und von überall zentralisiert zu managen.

Der Wandel im Personalwesen

Der digitale Transformationsprozess im Personalwesen ist aufgrund negativer Vorerfahrungen mit Veränderungen, wachsender Fremdkontrolle oder neuer Lernnotwendigkeit noch sehr zaghaft. Die Weiterentwicklung eines administrativ manuellen Arbeitsverhaltens zu einer strategisch neu ausgerichteten digitalen Personalabteilung stellt eine Herausforderung an das Changemanagement dar. Ein klares Stakeholdermanagement, frühes Involvieren der Parteien (HR-Business-Partner, Recruiting, Manager, IT-Schnittstellen, Mitarbeitende) sowie Vorbereiten und Planen der Evaluation sind für die Implementierung eines neuen Systems essenziell.

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Die Digitalisierung und die damit verbundene Prozessoptimierung macht die Personalabteilung zu einem strategisch wichtigen Partner. Die Einbettung eines geschäftsorientierten Personalmanagementmodells, das sich an die Arbeitsweise der Mitarbeitenden anpasst und benutzerfreundlich, intuitiv sowie mobil anwendbar ist, in eine ganzheitliche HR-Lösung führt zu Zeit- und Kostenersparnis.

Die wichtigste Aufgabe des HR 4.0 ist die analytische Aufbereitung von Kennzahlen rund um das Personalmanagement in Form von Reportings und Dashboards. Weiterhin sollen wiederkehrende Prozesse, die bis anhin physisch umgesetzt wurden, wie z. B. Hintergrundprüfungen (Strafregisterauszug), Mitteilung der Nebenbeschäftigung oder Vollmachtinventar (Banken benötigen die Informationen, ob ihre Mitarbeitenden Kontenvollmachten bei anderen Bankinstituten besitzen), digitalisiert, automatisiert und im System verankert werden. Dies soll auch zur Entlastung der Mitarbeitenden der Personalabteilung bzw. zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität erfolgen.

Systemharmonisierung

Durch den Wechsel auf eine cloudbasierte HR-Lösung entfallen hohe Kosten für Hardware und Softwarelizenzen. Mittels Harmonisierung von mehreren Systemen auf eine webbasierte Plattform werden inskünftig alle Daten zentral in der Cloud des Anbieters gespeichert, und der Kunde hat weltweiten Zugriff in Echtzeit.

Mit der Implementierung einer ganzheitlichen HR-Lösung werden unter anderem folgende Funktionalitäten abgedeckt:

• Finanz- und Rechnungswesen,
• Zeit- und Abwesenheitserfassung,
• Recruiting,
• Talent- und Performance-Management,
• Reporting und Dashboard,
• Mitarbeiterauswertungen,
• Spesenerfassung,
• Mobile App (Zeit- und Abwesenheitserfassung, Spesen etc.).

Alle Funktionen werden standardmässig eingeführt, jedoch sollten sie genug Optimierungsmöglichkeit gewährleisten, um die Prozesse in die eigene Systemlandschaft einbetten zu können. Daher sollten die Funktionalitäten skalierbar und jederzeit bedarfsgerecht auf das Unternehmen anpassbar sein.

Wesentliche und meist alles entscheidende Punkte bei der Auswahl des richtigen Anbieters sind die Datensicherheit und der Standort des Rechenzentrums. Der Anbieter ist für die erforderliche Sicherheit der Daten verantwortlich – hierzu werden unter anderem die strengsten Sicherheitsprüfungen und ‑zertifizierungen der Branche eingesetzt, darunter ISO 27001, 27018, Privacy Shield und die Datenschutz-Zertifizierung von TrustE Cloud.

Ausblick und Handlungsempfehlung

Die aktuelle Pandemie durch COVID-19 und das damit einhergehende Social Distancing haben uns in den jüngsten Zeiten gelehrt, dass das Daily Business jederzeit und vollumfänglich remote funktionieren muss. Die Serverauslastungen und Infrastrukturen der Institutionen haben ein neues Niveau erreicht. Um nicht kalkulierbaren Ereignissen entgegenzuwirken, müssen Institutionen langfristig auf digitale Innovationen setzen. Hierzu gehört unter anderem die Digitalisierung des Personalwesens.

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Die Vorteile eines cloudbasierten Personalmanagementsystems bieten einen ortsunabhängigen und prozessübergreifenden Personalbetrieb im Remotemodus. Als Beispiel: «Im Juni 2020 waren in der Schweiz 150.289 Arbeitslose nach nationaler Definition (SECO) registriert. Gegenüber dem Vorjahresmonat ist die Zahl der Arbeitslosen um rund 54,6 Prozent gestiegen»^[1]. Eine hohe Anzahl an Arbeitslosen führt zu einem exponentiellen Anstieg an eingehenden Bewerbungen.

HR-Systeme ohne jegliche Schnittstellen an externen Jobbörsen können das hohe Volumen nicht in Time & Quality bewältigen. Mit einer ganzheitlichen HR-Lösung ist das Recruiting trotz einer hohen Anzahl von Bewerbungen transparent, effizient und zeitgerecht durchzuführen. Dadurch können Neueinstellungen und der gesamte Onboardingprozess über das Personalmanagementsystem abgewickelt werden.

Des Weiteren war bis anhin der Schweizer Finanzsektor stetig von Regulierungen wie MiFID I, MiFID II, FinfraG, FidleG etc. betroffen. Mit der Verordnung zur Gleichstellung (GIG) per 01. Juli 2020 werden grössere Unternehmen dazu verpflichtet, eine Lohngleichheitsanalyse durchzuführen, um für die Gleichstellung von Mann und Frau, insbesondere in punkto Familie, Ausbildung und Arbeit, zu sorgen.

Die Lohngleichheitsanalyse muss zwischen 1. Juli 2020 und 30. Juni 2021 durchgeführt und an eine externe Stelle zur Revision gegeben werden. Für die Überprüfung haben die externen Stellen bis zum 30. Juni 2022 Zeit. Bis 30. Juni 2023 muss die Information über das Ergebnis der Lohngleichheitsanalyse den Mitarbeitenden und Aktionärinnen und Aktionären bekannt gegeben werden. Unternehmen, die bereits auf ein cloudbasiertes HR-System umgeschwenkt sind, haben alle notwendigen Daten relativ schnell aus einem System für die Lohngleichheitsanalyse zusammengestellt. Dies vermeidet redundante Export- und Import-Files und führt somit zu einer hohen Effizienz sowie Reduzierung der Fehlerquote.

Aufbereitung über eine ganzheitliche HR-Lösung

Ein Beispiel für die Effizienz der Datensammlung und Aufbereitung über eine ganzheitliche HR-Lösung gegenüber einer HR-Lösung im «verteilten System» stellt die Auswertung zur Lohngleichheitsanalyse da. Bei einem Unternehmen mit über 5.000 Mitarbeitenden dauerte die Datensammlung und Aufbereitung im Durchschnitt vier Tage:

1. HR-Anfrage an IT zur Datenübermittlung,
2. IT konsolidiert die Daten und sendet Export als .xlm-File an HR,
3. HR muss Daten mit weiteren Datenquellen vergleichen und plausibilisieren,
4. manueller Aufwand zur Aufbereitung und Darstellung der Ergebnisse (ggf. auch grafisch).

Bei der finalen Auswertung der Ergebnisse waren drei unterschiedliche Abteilungen involviert.

Anders in einem ganzheitlichen HR-System: Hier kann die Auswertung eigenständig von der Personalabteilung gestartet und ausgewertet werden. Datensammlung und -aufbereitung sind somit in 1.5 Tagen final. Dies führt zur Effizienzsteigerung im Prozess und zur Reduktion der Opportunitätskosten in den anderen Abteilungen, wie z. B. der IT.

Durch den Zuwachs an Homeoffice-Regelungen können inskünftig weitere staatliche Anforderungen an die Institute gestellt werden. Ein mögliches Szenario könnte die steuerrechtliche Komponente «Spesenabgeltung» darstellen, da hier die Institute die Mitarbeitenden in ihrer Nachweispflicht unterstützen, indem sie ihnen eine individuelle Auswertung der Anzahl rapportierter Tage im Homeoffice zustellen. Die Analyse und Auswertung kann transparent internen und externen Regulierungsinstanzen zugänglich gemacht werden.

Im Rahmen der Digitalisierung ist es nur eine Frage der Zeit, bis alle Unternehmen zu einer cloudbasierten HR-Lösung wechseln. Allerdings müssen die Anbieter ihr Leistungsangebot hinsichtlich «Support beim Kunden» erweitern, da die meisten Anbieter über Implementierungspartner das System zwar einführen, aber einen Support, wie wir ihn aus der Beratungsbranche kennen, nicht 100 Prozent gewährleisten.

Ein ganzheitliches HR-System bringt den Institutionen ein hohes Mass an Agilität durch den Fokus auf die Auswahl an bedarfsgerechten Funktionen, Flexibilität mittels Zeit- und Spesenerfassung via Mobile App und Schnelligkeit bei der Umsetzung von analytischen Anforderungen.