Agilität und die Fähigkeit zu laufender Veränderung sind entscheidende Überlebensfaktoren
Agilität und die Fähigkeit zu laufender Veränderung sind entscheidende Überlebensfaktoren für Unternehmen – auch in der Finanzbranche. Durch Covid-19 ist dies deutlicher geworden denn je. Der HR-Bereich kann hier einen wesentlichen Beitrag leisten. Aber warum nutzt er sein Potenzial oft noch nicht aus? Die „HR-Studie 2020“ des Softwarehauses forcont business technology gmbh und des Lehrstuhls für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg liefert ein Stimmungsbild aus deutschen Unternehmen, unter anderem Finanzinstituten.
Die Ergebnisse der HR-Studie zeigen zunächst, vor welchen strategischen Herausforderungen HR-Verantwortliche stehen. Auf Platz eins liegt der Fachkräftemangel beziehungsweise das Gewinnen von qualifiziertem Personal, dicht gefolgt von der Digitalisierung von Personalprozessen. Weitere drängende Aufgaben sind, interne Veränderungen zu begleiten, den administrativen Aufwand zu senken und Mitarbeiter langfristig zu binden. Neben seiner verwaltenden Funktion ist der HR-Bereich also zunehmend für das Entwickeln und Erreichen strategischer Unternehmensziele mitverantwortlich.
Personalmanagement 4.0: Zeit sparen braucht Zeit
Dieser Rolle werden viele Personalverantwortliche nicht so gerecht, wie sie es sich selbst wünschen. Dafür bräuchten sie vor allem eins: Zeit. Die ist im Arbeitsalltag Mangelware. In 37 Prozent der HR-Abteilungen sind es administrative Tätigkeiten, die am meisten Zeit beanspruchen. Zum Beispiel empfinden es die Befragten als langwierig, Dokumente wie etwa Arbeitsverträge zu erstellen und Mitarbeiteranfragen zu beantworten. Aber auch das Managen und Auswerten von Daten ist ein Zeitfresser. Das erscheint auf den ersten Blick überraschend, gibt es doch vielfältige Softwaretools, die den Umgang mit Daten und Dokumenten erleichtern könnten.
Doch um Routineabläufe zu automatisieren und somit zu beschleunigen, muss zunächst einmal Zeit investiert werden – von der Auswahl der Prozesse über das Finden einer passenden Lösung bis hin zur Schulung der Anwender. Vor diesem anfänglichen Mehraufwand scheuen so manche zurück. Dabei ist die Hürde vor allem eine psychologische, denn: Ein neues Tool, gerade Software aus der Cloud, lässt sich in wenigen Monaten implementieren. Die Zeitersparnis macht sich direkt bemerkbar und die Investition zahlt sich oft bereits nach einem halben bis einem Jahr aus.
HR muss Antreiber des Wandels sein (dürfen)
Die Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Technologien ist dennoch groß. Das Berufsbild des HRlers hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Um ihre Rolle als strategische Partner ausfüllen zu können, sind Personalmanager bestrebt, den administrativen Aufwand zu senken. 81 Prozent der Befragten bezeichnen sich als offen oder sehr offen für digitale Lösungen.
Hoch im Kurs stehen etwa Bewerbermanagement-Tools, Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme und digitale Personalakten. Einige Unternehmen beziehen diese Tools auch bereits aus der Cloud. Gleichzeitig sind noch wesentliche Potenziale ungenutzt: Das Thema Mitarbeiteranfragen liegt etwa auf Platz drei der größten Zeitfresser, aber nur ein gutes Drittel der Befragten setzt eine Mitarbeiter-Self-Service-Applikation ein.
Auch bei den geplanten Automatisierungsprojekten nimmt die Personalbetreuung einen der hinteren Plätze ein. Setzen HR-Manager falsche Prioritäten? Wahrscheinlicher ist Folgendes: Um ihre Digitalisierungsvorhaben zu realisieren, müssen sie als erstes die Geschäftsführung vom Nutzen der Investition überzeugen. Haben sie schon ein oder zwei neue Lösungen erfolgreich eingeführt, steigt der Rechtfertigungsdruck für weitere Prozessoptimierungen. Denn in der Vergangenheit waren es eher Abteilungen wie der Vertrieb oder der Kundenservice, die bei der Digitalisierung mit Priorität behandelt wurden.
Damit verkennen Unternehmen die zentrale Rolle des HR-Bereichs. Dieser fungiert als wichtige Schnittstelle nach innen und außen. Eine digitalaffine Unternehmenskultur zu etablieren, die Technologiekompetenz der Mitarbeiter zu stärken, eine moderne Arbeitgebermarke zu entwickeln und glaubhaft zu kommunizieren, all das wird nur gelingen, wenn der HR-Bereich aktiv darauf hinarbeitet. Dafür muss er sich die nötigen Spielräume schaffen – was die Geschäftsführung unterstützen sollte.
Höhere Prozessqualität als Top-Ziel
HR-Verantwortliche sehen also den Mehrwert digitaler Prozesse und versuchen, die Automatisierung voranzutreiben. Immerhin 58 Prozent der Befragten haben bereits Personalprozesse automatisiert. 23 Prozent planen, es demnächst zu tun. Dabei stehen derzeit die Bereiche Personalverwaltung, Personalbeschaffung und Personalbeurteilung im Fokus. Unternehmen erhoffen sich vor allem, die Qualität der jeweiligen Prozesse zu erhöhen. Die vorhandenen Budget- und Zeitressourcen besser zu nutzen, ist ebenfalls ein wichtiger Beweggrund.
Die Automatisierung von Workflows ist kein Hexenwerk – aber auch kein Selbstläufer. Sie will sorgfältig geplant sein. Unter den Anwendern eines digitalen Personalaktentools beispielsweise sind 64 Prozent mit dem Ergebnis zufrieden. Ein Viertel sieht allerdings noch Verbesserungsbedarf und 11 Prozent sind nicht zufrieden.
Für jede Art von Enterprise-Software gilt: Sie soll die jeweiligen Prozesse bestens abbilden, sich möglichst nahtlos in die IT-Landschaft einfügen und für die Nutzer leicht zu bedienen sein. Damit all das gegeben ist, muss die Lösung entsprechende Kriterien erfüllen. Bei digitalen Personalakten ist es etwa unerlässlich, dass die Lösung sich an das führende Personalmanagementsystem anbinden lässt und Dokumente sich in einem digitalen Archiv speichern lassen. Ebenfalls wichtig sind Features, die das alltägliche Bearbeiten der Akten erleichtern, wie etwa eine Volltextsuche und das automatisierte Protokollieren von Änderungen.
Technische Fakten und Toolkompetenz im Personalmanagement
Ein potenzieller Stolperstein liegt in der Konzeption der zu automatisierenden Prozesse. Sollen etwa mehrere HR-Teams an verteilten Standorten mit einem Tool arbeiten, sind die verschiedenen Zuständigkeiten bei der Implementierung zu berücksichtigen. Außerdem ist genau zu prüfen, welches Nutzungsmodell zum eigenen Unternehmen passt – der Schritt in die Cloud oder doch eine On-Premises-Software?
Viele Lösungen sind mit unterschiedlichem Funktionsumfang erhältlich, etwa als Basis- und Premiumversion oder mit verschiedenen optionalen Modulen. Hier sollte nicht nur der Kostenaspekt entscheidend sein. In der Regel erstellt der Anbieter gemeinsam mit dem Kunden ein Pflichtenheft mit allen Muss- und Kann-Kriterien. Dieses dient als Entscheidungsgrundlage für die Auswahl des Lizenz- oder Software-as-a-Service-Modells.
Die technischen Voraussetzungen sind aber bei Weitem nicht alles. Vielmehr bietet die Technik nur ein Potenzial. Wenn das, was die Software theoretisch ermöglicht, nicht in der Praxis ankommt, liegt die Ursache oft in mangelnder Toolkompetenz. HR-Manager sind darum gefordert, das eigene Team von Anfang an einzubinden.
Es gilt, transparent zu kommunizieren, worin das Ziel besteht, wie die neue Software die täglichen Abläufe verändern wird und was das für die HR-Mitarbeiter bedeutet. Bevor diese aktiv mit der Software arbeiten, benötigen sie eine Schulung. In der ersten Zeit nach der Umstellung braucht es zudem einen festen Ansprechpartner, den die Anwender bei Fragen jederzeit kontaktieren können. Mitarbeiter, die sich gut unterstützt fühlen, akzeptieren eine Veränderung eher und sind motivierter, sich die neue Arbeitsweise aktiv anzueignen. Dieser Faktor ist nicht zu unterschätzen.
Cloudbasierte Tools im Personalwesen
Entscheidet sich ein Unternehmen für cloudbasierte Tools, können Mitarbeiter zentral und standortunabhängig auf Daten und Dokumente zugreifen. Die Pandemie hat verdeutlicht, wie essenziell das sein kann – die Zukunft der Arbeit ist plötzlich ganz nah ans Heute gerückt. Vor Covid-19 verwendeten erst 36 Prozent der Befragten eine oder mehrere Software-as-a-Service-Lösungen. Diese Gruppe ist mit großer Mehrheit zufrieden: Für 82 Prozent der Anwender hat sich die Cloud als zielführend erwiesen. Diejenigen, die noch keine SaaS-Tools nutzen, sind oft noch nicht dazu gekommen, sich mit der Frage zu beschäftigen.
HR-Manager sollten die IT-Abteilung mit ins Boot holen, um Cloudprojekte schneller in Gang zu bringen und umzusetzen. Bei etwaigen Vorbehalten bezüglich der Datensicherheit helfen ebenfalls die IT-Kollegen: Mit ihrer Fachkompetenz können sie den HR-Bereich bei der Auswahl des richtigen Anbieters unterstützen. Dieser sollte etwa eine Verarbeitung der Daten nach EU-Recht garantieren und gemäß der Norm ISO 27001 zertifiziert sein.
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Data Analytics im HR-Bereich ist noch Neuland
Die Digitalisierung verändert nicht nur Arbeitsabläufe, sondern ermöglicht auch den Zugriff auf ein Meer von Daten und deren strategische Nutzung. Was hier auffällt: Qualifiziertes Personal zu gewinnen und zu binden, ist mit die wichtigste Aufgabe. Gleichzeitig nennen die Befragten Versäumnisse bei der Personalentwicklung und kämpfen mit dem Fachkräftemangel.
Aus Unternehmensdaten Erkenntnisse zu gewinnen und diese gewinnbringend zu nutzen – etwa für die Weiterbildung –, könnte diesen Widerspruch lösen. Die Studie zeigt aber, dass HR Analytics in der Praxis noch ganz am Anfang steht. Einerseits erheben fast alle Befragten für das Personalcontrolling Daten. Tiefergehende deskriptive Analysen erstellen andererseits nur 29 Prozent.
Und gerade einmal vier Prozent haben Erfahrungen mit prädiktiven Analysen gesammelt, das heißt, aus Datensätzen Vorhersagen abgeleitet, um zukünftige Entwicklungen einzuschätzen und Entscheidungen fundierter zu treffen. Die Mehrheit geht also mit Daten noch genauso um wie vor fünf bis zehn Jahren. Man führt Excel-Listen zum Krankenstand und zur Mitarbeiterfluktuation und berechnet Kennzahlen, um die Produktivität von Teams zu ermitteln. Mithilfe moderner Tools große Datenbestände (Big Data) analysieren, um das Unternehmen gezielt weiterzuentwickeln – das tun bislang die wenigsten. Angesichts der bisherigen Befunde war dies zu erwarten.
Es ist sinnvoll, zunächst bestehende Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren, bevor sich die HR-Abteilung neue Kompetenzfelder erschließt. Auf diesem Gebiet aktiv zu werden, ist anspruchsvoller, als etwa eine digitale Personalaktenlösung einzuführen. Schließlich verändert sich hier nicht nur die Arbeitsweise, sondern HR-Manager müssen neue Prozesse etablieren, passende Softwaretools auswählen und die nötigen Qualifikationen aufbauen. Das Fazit: Bei der Automatisierung ihrer Kernprozesse haben die meisten Personalabteilungen schon Erfolge erzielt. Die strategische, digitale Datenanalyse ist hingegen noch Neuland.
Was jetzt für eine zukunftsfähige HR zu tun ist
HR steht am Scheideweg: Es bieten sich neue Möglichkeiten, den Stellenwert der Personalarbeit im Unternehmen wesentlich zu erhöhen. Die Voraussetzungen, um diese Potenziale zu nutzen, gilt es jedoch erst zu schaffen. Die Digitalisierung fungiert als Katalysator für die Transformation des HR-Bereichs im Ganzen. Dabei müssen Personalmanager gewisse Hürden überwinden – von Skepsis der Geschäftsführung über Zeitnot bis hin zu Stolpersteinen bei der Umsetzung. Die folgenden Tipps helfen Finanzinstituten dabei, den Reifegrad der Digitalisierung Schritt für Schritt zu steigern:
- Tipp 1: Entwickeln Sie einen mehrstufigen Plan für die kommenden fünf Jahre, um Routineprozesse schrittweise zu digitalisieren und zu automatisieren. Beginnen Sie mit den fehleranfälligsten und zeitaufwendigsten Abläufen.
- Tipp 2: Finden Sie gemeinsam mit dem HR-Management und der IT-Abteilung heraus, welche HR-IT-Architektur für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist: eine einzige, umfassende HRM-Plattform, ein Best-of-Breed-Ansatz mit spezialisierten (Cloud-)Lösungen – oder etwas dazwischen.
- Tipp 3: Unterziehen Sie den bisherigen Grad der Automatisierung einer kritischen Prüfung: Erfüllt die Software die Erwartungen? Was muss noch manuell erledigt werden? Sind die Anwender ausreichend geschult?
- Tipp 4: Arbeiten Sie mit der IT- oder der internen Data-Science-Abteilung zusammen, um gemeinsam ein Konzept zur Nutzung von HR-Daten zu entwerfen und umzusetzen.
- Tipp 5: Beziehen Sie bei der Lösungsauswahl potenzielle Anbieter frühzeitig ein. Erstellen Sie einen Anforderungskatalog, den die Anbieter ausfüllen. So können Sie die Kandidaten vergleichen.
- Tipp 6: Geben Sie den Projektbeteiligten den nötigen Spielraum für Digitalisierungsvorhaben. Genügend Zeit in die Konzeption, Lösungsauswahl und Implementierung zu investieren, zahlt sich aus.
forcont bietet standardisierte Produkte für digitales Personal- und Vertragsmanagement sowie individuelle digitale Aktenlösungen zur Optimierung dokumentenzentrierter Geschäftsprozesse.
