Die Digitalisierung im Personalwesen

Das Personaldossier im Enterprise-Content-Management

Enterprise-Content-Management (ECM) bietet eine ganzheitliche digitale Lösung zur Verwaltung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen eines Unternehmens.

Viele Unternehmensinformationen liegen heute noch als Dokumente (Content) physisch vor und verteilen sich auf die verschiedensten Abteilungen eines Instituts (verschiedene Arten von Dokumenten). Aus ökonomischer Sicht wäre es unzweckmäßig, für jeden Content-Typ und für jede Abteilung ein eigenes System einzuführen. Es bedarf einer ganzheitlichen Lösung und umfassenden Digitalisierung im Personalwesen.

Ein übergreifendes System verhilft dem Unternehmen zu einer Verfügungstellung der Informationen in allen Anwendungen – unabhängig von der Quelle. Zudem stellt es die Vermeidung von Daten- und Dokumentenredundanzen sicher und verhindert einzelne (interne) Informationsinseln. Im Weiteren gilt es, Synergien im Unternehmen zu nutzen oder zu fördern. Ein ECM als „Dokumentenmanagementsystem“ kann innerhalb eines Instituts sowohl kundenseitig als auch intern als „elektronisches Personaldossier“ für die Mitarbeitenden fungieren. Es ist daher zwingend notwendig, einen umfassenden Anforderungskatalog mit allen möglichen Use-Cases zu erstellen.

Die Einführung eines ECM-Systems sollte über ein Projektvorhaben aus der IT-Abteilung heraus gesteuert und koordiniert werden. Die IT-Abteilung ist prädestiniert für die Einführung eines Systems, das auch unternehmensweit und im Interesse aller Stakeholder genutzt werden kann. Das übergeordnete Ziel eines solchen Projekts ist es, eine übergreifende Lösung zu schaffen, die eine Verarbeitung von beliebigen Formaten, Medien und Anwendungen beinhaltet und so eine unternehmensweite Einsatzbereitschaft gewährleistet. Somit muss ein ECM-System die einzelnen Schnittstellen der Abteilungen, wie beispielsweise mit der Personalabteilung, bzw. der einzelnen vorhandenen Systeme eines Unternehmens bedienen und einen reibungslosen Arbeitsalltag ermöglichen.

Für einen effizienten Prozess bezüglich der Einführung eines ECM-Systems bzw. der digitalisierten Personalakte ist es wertvoll, sich die User Journey und Architektur des ECM-Systems vor Augen zu führen. Sie beinhalten alle wichtigen Schnittstellen und Arbeitsprozesse der späteren Ziellösung. Diese Visualisierung der Veränderung verhilft zu einem besseren Verständnis für die Komplexität der Umwelt, in der sich das System befindet, und zeigt die wichtigsten Faktoren, die es für eine zielgerechte Digitalisierung im Personalwesen zu beachten gilt. Im Falle der Digitalisierung einer Personalakte sollte der Blick zum einen auf die Architektur des ECM-Systems gelenkt werden und zum anderen auf die User Journey der Mitarbeitenden in der HR-Abteilung (siehe Abbildung 1).

Eine Synchronisierung der Daten aus den einzelnen Umsystemen im ECM sollte mithilfe von Schnittstellen jederzeit möglich sein. Die Archivierung der Daten und Dokumente kann sowohl in einem Umsystem stattfinden als auch in einem ECM, welches auch als Archivsystem im Human Resource Management fungieren kann. Der Vorteil, die Dokumente in einem ECM-Archivsystem zu speichern, besteht in der Möglichkeit der Protokollierung. Bezogen auf das elektronische Personaldossier bedeutet dies, dass automatisch Daten aus dem HR-System in das ECM-System geleitet bzw. synchronisiert werden und die Nutzenden des elektronischen Personaldossiers (klassischerweise Mitarbeitende der HR-Abteilung) Daten und Informationen jederzeit synchron einsehen und nutzen können.

Ein Personaldossier im Human Resource Management sammelt alle Angaben zu Mitarbeitenden, die das Arbeitsverhältnis umfassen, und unterliegt dem Datenschutzgesetzt (DSG). Es beinhaltet Angaben zur Personen, vertragliche Bestimmungen, Zertifikate, Personalbeurteilungen/Zeugnisse etc. Das Personaldossier beginnt mit der Einstellung und endet mit einer Kündigung, was nicht zur Vernichtung/Löschung des Personaldossiers führt, da eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt. In dieser Zeit ist es Teil verschiedener Workflows in der Personalverwaltung: Eintrittsprozess, Payroll, Vertragsvereinbarungen usw.

Die Dokumente eines Personaldossiers müssen von einzelnen Teams/Gruppen innerhalb der HR-Abteilung abgerufen und weiterverarbeitet werden. Durch die digitale Personalakte wird der Workflow im Personalmanagement elektronisch innerhalb des ECM angestoßen. Einzelne Verantwortliche können durch Checklisten und Reminder jederzeit und transparent an ihre Aufgaben erinnert werden. Dies erspart physische Laufwege und führt zu Prozesssteigerung und Revisionssicherheit aufgrund der digitalen Protokollierung.

Welche Vorteile bietet ein elektronisches Personaldossier im Personalwesen?

Das elektronische Personaldossier bietet verschiedene Vorteile. Anstatt im physischen Personalarchiv oder über diverse Systeme hinweg nach Personalakten oder einzelnen Dokumenten zu suchen, ist es durch ein zentrales elektronisches Personaldossier möglich, über den gesamten Personalstamm oder für einzelne Dokumente einen Suchauftrag zu erstellen. So kann bspw. binnen Sekunden überprüft werden, ob alle Mitarbeitenden ein aktuelles Führungszeugnis eingereicht haben.

Ein E-Personaldossier führt zu einer Effizienzsteigerung und zu Revisionssicherheit. Neben einer effizienten Suchfunktion gibt es auch die Möglichkeit, Dokumente innerhalb des E-Personaldossiers zur Unterschrift an die Führungspersonen oder an das Recruiting zuzustellen. Mithilfe einer QES (Qualifizierte Elektronische Signatur) ist die Unterschrift digital und rechtsgültig. Dieser Prozess unterstützt vor allem das Personalwesen im Remotebetrieb.

Der Lebenszyklus eines Dokuments innerhalb der elektronischen Personalakte ist aufgrund der Protokollierung und Versionierung revisionssicher. Sollte einmal ein Audit aus Revisionsgründen anstehen, so kann die Datenaufbereitung aufgrund von diversen Reportingmöglichkeiten effizient und transparent zur Verfügung gestellt werden. Regulatorische Aufbewahrungsfristen spielen in Bezug auf ein Personaldossier eine nicht zu vernachlässigende Rolle und sind länderspezifisch definiert. Sie werden innerhalb einer E-Personalakte gewährleistet und stellen sicher, dass abgelaufene Dokumente in ein Archiv verschoben oder gelöscht werden. Somit wird eine saubere Ablage- und Archivierungsstruktur in der Personalabteilung geschaffen.

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Die formulierten Vorteile führen zu einer Verbesserung des Workflowmanagements (siehe Abbildung 2) und verhelfen zu einem effizienten und gezielten Einsatz der Ressourcen (keine zusätzliche physische Raumkapazität). Zudem wird die Nachhaltigkeitsbilanz (papierlos) des Unternehmens verbessert. Die Einführung eines ECM-Systems bietet verschiedenste Vereinfachungen bezüglich einzelner Arbeitsprozesse im Human Resource Management, aber auch im Hinblick auf den Einzug der Digitalisierung in die Abteilung (hier HR-Abteilung) und somit in das gesamte Unternehmen selbst.

Eine cloudbasierte oder On-Premises-Software in der HR-Abteilung?

Beschäftigt sich ein Unternehmen mit der Frage der Digitalisierung im Personalwesen, so muss auch über die Verwendung einer cloudbasierten Software oder einer On-Premises-Software diskutiert werden. Wichtig ist bei dieser Diskussion die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Ist diese Ausrichtung auf die Digitalisierung des Instituts ausgelegt, so wird meist eine cloudbasierte Lösung angestrebt.

Die On-Premises-Lösung bietet den Vorteil, dass durch den Kauf der Software die Nutzenden die Kontrolle über deren Einsatz haben und keine laufenden „externen“ Kosten entstehen. Durch Kontrolle über den Softwareeinsatz behalten die User auch die Kontrolle über ihre sensiblen Daten, die in der Software gespeichert sind und nicht an Dritte weitergegeben werden. Zudem ist auch der Zugriff auf das Programm durch die Nutzenden uneingeschränkt möglich, da die Software direkt auf dem Gerät installiert ist.

Andererseits müssen die Geräte der User für die Software geeignet sein, und die Wartung und der Support der Software erfordern zusätzlichen Aufwand. Ein weiterer Nachteil besteht im Kostenfaktor der Lizenzen, da diese langfristig gekauft werden müssen und zu zusätzlichen internen Kosten führen. Zudem ist durch die nach einer bestimmten Zeit eingestellte Weiterentwicklung nur eine eingeschränkte Supportleistung seitens des Anbieters gegeben.

Bei der cloudbasierten Lösung, auch SaaS (Software as a Service) genannt, wird die Software nicht als Programm an die Nutzenden verkauft, sondern ihnen im eigenen Rechenzentrum mit einem Zugang zur Verfügung gestellt. Das hat den Vorteil, dass die Geräte der Nutzenden keiner besonderen Leistungsfähigkeit bedürfen, sondern nur eine Internetverbindung benötigen – die Verbindung sollte aber stabil sein. Auch die Wartung liegt hier bei dem Betreiber und verursacht keinen zusätzlichen Aufwand bei den Usern. Zudem besteht immer Zugang zu der aktuellen Version. Benötigen die Nutzenden weitere Zugänge oder erweitert sich der Funktionsumfang, so lassen sich bei einer SaaS-Lösung zeitnah Accounts hinzufügen oder auch abbestellen.

Da diese Art der Lösung auf einem Abonnementmodell basiert, fallen die initialen Kosten eher gering aus. Ein zu bedenkender Faktor ist allerdings, dass die Kontrolle über die eigenen (sensiblen) Daten abgegeben wird. Man sollte sicherstellen, dass der gewählte Anbieter gewissenhaft agiert und sich an die Datenschutzbestimmungen hält. Auch besteht eine gewisse Abhängigkeit zum Anbieter – der Betrieb der Software könnte eingestellt werden, sodass sie nicht mehr verwendet werden kann.

Um zu entscheiden, welche Lösung zum Unternehmen passt, müssen die aktuellen (HR-)Umsysteme des Unternehmens analysiert werden. Wichtig ist in diesem Entscheidungsprozess, die Schnittstellen des betrachteten Objekts zu kennen. Ein Personaldossier weist Schnittstellen zum allgemeinen HR-System, ins Abrechnungssystem (bspw. SAP), zu Microsoft Office, verschiedenen Berechtigungstools und zum internen Archiv auf.

Besitzen einzelne oder gar alle Systeme, zu denen sich Schnittstellen finden, bereits eine cloudbasierte oder On-Premises-Lösung, sollte dies in den Entscheidungsprozess der Digitalisierung im Personalwesen einfließen – nicht zuletzt, um einen effizienten Workflow zu gewährleisten. Die Wahl zwischen den Optionen ist eine zu treffende Grundsatzentscheidung innerhalb eines Unternehmens und sollte sich an der strategischen Gesamtausrichtung orientieren.

Ausblick und Handlungsempfehlung bezüglich Digitalisierung im Personalwesen

Eine Krise ausgelöst durch eine Krankheit mit globalen Auswirkungen auf verschiedene Bereiche des privaten Lebens und der Wirtschaft hat gezeigt, dass Digitalisierung nicht nur ein fester Begriff im Wortschatz der Forschung sein darf, sondern in der Praxis umgesetzt werden muss – und das flächendeckend.

Ein ganzes Unternehmen auf einmal umzustrukturieren und zu digitalisieren, ist unmöglich und birgt das Risiko, sich zu verlaufen und in zu vielen verschiedenen sowie parallel laufenden Prozessen zu verlieren. Es ist zu empfehlen, die Digitalisierung in einem Bereich/mit einem Prozess zu starten. Vorab sollte ein Konzept für das gesamte Unternehmen entwickelt werden. Dieses Konzept soll die schrittweise Einführung in die digitale Welt planen und die einzelnen im Unternehmen laufenden Prozesse detailliert analysieren.

Viele Prozesse und Abteilungen weisen Schnittstellen zueinander auf, welche es gilt zu identifizieren und in Bezug auf ein effizientes Workflowmanagement richtig zu integrieren. Zudem ist eine schrittweise Umstrukturierung im Zusammenhang mit den Mitarbeitenden zu empfehlen, da ihnen so ein geregelter Einstieg in die Veränderung geboten wird und der Arbeitsalltag aufrechterhalten bleibt.

Wird das Personaldossier digitalisiert, müssen die mit ihm verbundenen HR-Prozesse in die Maßnahme integriert werden, auch um eine saubere Verarbeitung der Informationen innerhalb der Schnittstellen zu gewährleisten. Empfehlenswert ist, dass die IT-Abteilung die Koordination des Projekts übernimmt, da sie die Gesamtübersicht im Unternehmen bezüglich „Produkte“ hat und so Synergien schnell erkennbar sind.

Unter Umständen ist es sinnvoll, einen externen Partner zurate zu ziehen. Eine erfolgreich implementierte erste digitale Lösung im Personalwesen – basierend auf einem sogfältig ausgearbeiteten Digitalisierungsgesamtkonzept – vereinfacht die weiteren Digitalisierungsprozesse im Unternehmen und stärkt die positive Einstellung der Mitarbeitenden gegenüber der Veränderung.

Gerne finden wir mit Ihnen gemeinsam eine geeignete Softwarelösung. Kontaktieren Sie uns dafür gerne hier.