Arbeit und Kollaboration von virtuellen Teams im Krisenmodus

Wir unterscheiden zwei Wellen

Mit der oben beschriebenen Handreichung möchten wir Sie dabei unterstützen, die richtigen Maßnahmen umgehend zu ergreifen. Dabei unterscheiden wir zwei Wellen: Die erste Welle behandelt Voraussetzungen, die sofort zu schaffen sind, damit Ihre Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten können. In der zweiten Welle sehen wir die notwendigen Maßnahmen, um die Arbeit und Zusammenarbeit in virtuellen Teams wirksam zu gestalten.

• • 1. Welle: ad hoc funktionieren
  • 2. Welle: Betrieb im Krisenmodus

Verstehen Sie die angeführten Punkte als Empfehlungen – die aber aus unserer Sicht dringend zu erörtern sind. Jedes Institut hat andere Vor- und Rahmenbedingungen, und vor diesem Hintergrund müssen Sie Handlungsfähigkeit und Risiken abwägen. Einige der Maßnahmen wären vor wenigen Wochen vielleicht noch unvorstellbar gewesen.

Unsere Checkliste für virtuelle Teams finden Sie hier:

Checkliste – virtuelle Teams

Welle 1: ad hoc funktionieren

In der ersten Welle geht es darum, ad hoc auf die Krise zu reagieren und Voraussetzungen für das weitere Funktionieren zu schaffen, auch vor dem Hintergrund der Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitenden.

Vereinbaren Sie eine Protokollnotiz mit dem Betriebs-/Personalrat!

Der Betriebs- bzw. Personalrat (BR/PR) hat Beteiligungsrechte unter anderem bei den Themen Heimarbeit, Nutzung von IT-Systemen, Gestaltung der Arbeitszeit oder Ordnungsverhalten, zum Beispiel Hygiene. Aber selbst wenn es bereits bestehende Betriebs-/Dienstvereinbarungen gibt, sind diese oftmals nicht auf eine extreme Krisensituation ausgelegt.

In der kurzen Zeit, in der Sie nun Maßnahmen ergreifen und umsetzen müssen, werden Sie kein neues Set an Vereinbarungen verhandeln können. Mit Blick auf den akuten Handlungsbedarf bietet es sich an, schnell und pragmatisch eine (zeitlich und/oder sachlich befristete) Protokollnotiz mit dem BR/PR zu vereinbaren. Dies wird den Interessen beider Seiten gerecht: Die Protokollnotiz schließt Nachteile für das Personal aus und erlaubt dem Arbeitgeber, Maßnahmen als Reaktion auf die Krise zu ergreifen.

Gehen Sie pragmatisch mit rechtlichen Rahmenbedingungen um

Es gibt eine ganze Reihe rechtlicher Anforderungen, die normalerweise auf Arbeitsverhältnisse wirkt. So müssen Sie als Arbeitgeber beispielsweise auch beim Arbeitsplatz im Homeoffice eine Gefährdungsanalyse durchführen und die Blendwirkung durch Sonneneinstrahlung am Schreibtisch zu Hause überprüfen. An diesem Beispiel wird schnell deutlich, dass sich nicht alle rechtlichen Anforderungen im gegebenen Zeitrahmen einhalten lassen. Ohne an dieser Stelle zum Rechtsbruch aufzufordern, trauen Sie sich pragmatische Lösungen zu!

Arbeitgeber haben die Verpflichtung, die Sicherheits- und Gesundheitsrisiken für ihre Mitarbeitenden zu beurteilen und Verhaltensregeln daraus abzuleiten. Die beschriebenen Maßnahmen zum Umgang mit der Corona-Pandemie dienen dabei dem Arbeitsschutz Ihrer Mitarbeitenden und Kunden. Damit sollten sie Vorrang vor der buchstabengetreuen Beachtung von Verwaltungsvorschriften haben.

Geben Sie Ihren Teams möglichst viel Sicherheit

Mitarbeitende sind aufgrund der aktuellen Geschehnisse rund um die Corona-Ausbreitung verunsichert. Geben Sie ihnen deshalb möglichst viel Sicherheit. Eine Vereinbarung mit dem Betriebs- bzw. Personalrat ist auch eine gute Grundlage für die rechtliche Absicherung einzelner Mitarbeitender.

Falls nicht bereits vereinbart, sagen Sie die Übernahme von Kosten bei der Nutzung privater Arbeitsmittel zu. Hier bietet es sich an, entweder eine Pauschale zu gewähren oder eine Kostenerstattung gegen Nachweis zuzulassen.

Identifizieren und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über eine Homeoffice-Anweisung

Identifizieren Sie die Mitarbeitenden und Organisationseinheiten, die absolut zwingend in den Räumen Ihres Hauses arbeiten müssen, und informieren Sie diese über Ihre Einordnung. Setzen Sie alle anderen Mitarbeitenden davon in Kenntnis, dass sie von zu Hause arbeiten sollen – und ab wann diese Vorschrift gilt.

Bereiten Sie die technische Infrastruktur vor

Testen Sie vorab die Technik zur Unterstützung der Teamarbeit mit unerfahrenen Mitarbeitenden. Lassen Sie aufkommende Probleme schriftlich festhalten, um später technische Verbesserungen in der Teamarbeit und einfache Praxisanweisungen möglich zu machen. Stellen Sie als Arbeitgeber sicher, dass die Teams die nötige virtuelle und technische Unterstützung erhalten, zum Beispiel den Zugriff auf eine technische Hotline oder Onlinecoaches.

Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem IT-Bereich auf, um abzuklären, ob es für die im Folgenden angeführten Funktionen bereits Werkzeuge in Ihrem Institut oder durch das Rechenzentrum gibt. Die Aktivierung dieser ist häufig unkomplizierter und mit weniger Risiken behaftet. Letztendlich werden Sie die Geschwindigkeit der Bereitstellung und Risiken gegeneinander abwägen müssen.

Benennen Sie für jede Gruppe einen Koordinator

In der täglichen Zusammenarbeit über Distanz werden die Kolleginnen und Kollegen allerlei unvorhersehbaren Hindernissen begegnen. Jede Gruppe aus 10–15 Mitarbeitenden braucht eine/einen technikaffine(-n) „Stubenälteste(-n)“, /deren/dessen alleinige Aufgabe es ist, Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit und der Kommunikation zu beseitigen. Führungskräfte sind gut beraten, jeden Telefonanruf einer oder eines „Stubenältesten“ anzunehmen.

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Lassen Sie private Endgeräte und Infrastrukturen in Arbeitsbereichen mit begrenzten Risiken zu

Private Endgeräte helfen, die ersten Engpässe – bis Notebooks ausgeliefert und VPN-Zugänge eingerichtet sind – zu überbrücken. Die oben genannte Patronatserklärung entlastet die Mitarbeitenden von rechtlichen Risiken und senkt die Hürden, sich zu engagieren.

Die Risiken in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit sind bei der Verarbeitung von Daten, die nicht auf Personen oder konkrete Geschäfte/Konten bezogen sind, in der Regel begrenzt.

Sprechen Sie mit Ihrem IT-Bereich, ob der Zugriff von privaten Endgeräten auf die Unternehmensinfrastruktur eingerichtet werden kann. Technisch gibt es dazu sichere Wege über sogenannte virtuelle Desktops oder Softwarelösungen wie Terminalserver und Citrix.

Einige Institute haben solche Lösungen schon seit längerer Zeit erfolgreich und sicher im Einsatz. Wenn Ihr Haus noch hardwarebasierte Token („RSA Token“) für die Zwei-Faktor-Authentifizierung im Einsatz hat, denken Sie über einen Wechsel auf sogenannte Zertifikate oder Soft-Token nach, die über Smartphone-Apps verteilt werden, oder auf Zugriffscodes via SMS. Diese sind schneller und günstiger auf große Nutzerbereiche skalierbar.

Regeln Sie für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams den sicheren Datenaustausch mit privaten Endgeräten

Der Datenaustausch mit privaten Endgeräten muss auf unkritische Daten (kein Personen- oder Kundenbezug, kein Konto- oder Vertragsbezug) beschränkt bleiben – aber auch dieser ist abzusichern. Grundsätzlich sollte der Austausch nur einfache Datenformate wie PDF, XLSX und DOCX (ohne Makros) umfassen. Sichere Datenräume, beispielsweise Idgard oder Netfiles, sind der beste Weg für eine solche Übertragung.

Kostengünstiger, aber auch fehleranfälliger, ist der Austausch per E-Mail. Dafür müssen Ihre Mitarbeitenden die Datei zwingend als ZIP-Datei verschlüsseln – als Verschlüsselungsverfahren ist AES-256 zu wählen und ein hinreichend komplexes Passwort festzulegen (≥ 10 Zeichen, Groß-/Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen). Das Passwort hat der Absendende dem Empfangenden dann auf einem separaten Weg – zum Beispiel per Messenger oder Telefon – mitzuteilen.

Fördern Sie Transparenz über anstehende und erledigte Aufgaben in der Gruppe

Onlinewerkzeuge wie MeisterTask, Monday oder Trello ermöglichen Gruppen eine einfache Organisation verschiedener Aufgaben: die Aufgabe beschreiben, Zuständigkeiten zuweisen und den Status verfolgen (offen, in Arbeit, erledigt) – mehr Funktionen braucht eine Gruppe in der Regel zu Beginn nicht.

Diese Transparenz ist für viele Mitarbeitenden sicher ungewohnt, aber unerlässlich für die effektive Zusammenarbeit auf Distanz. Dabei geht es nicht um Kontrolle, sondern darum, dem Team ein Gefühl dafür zu geben, wer gerade womit beschäftigt ist.

Diese Werkzeuge sind sehr gut geeignet, um in regelmäßigen Gruppenrunden per Videokonferenz den Fortschritt zu besprechen. Beim Einsatz müssen die Mitarbeitenden darauf achten, keine personen- oder geschäftsbezogenen Daten in diesen Tools zu speichern.

Ermöglichen Sie für die Kollaboration Videotelefonie und -konferenzen

Visueller Kontakt spielt bei der zwischenmenschlichen Kommunikation eine sehr große Rolle – gerade bei Diskussionen zu komplexen Sachverhalten und kritischen Situationen. Internetbasierte Konferenzangebote ermöglichen Videokonferenzen auf nahezu jedem Endgerät. Die Dienste von Anbietern wie Zoom, GoToMeeting oder Cisco WebEx sind kurzfristig buchbar und haben in der Regel nach Teamgröße abgestufte Preismodelle mit monatlicher Kündbarkeit.

Im Idealfall kann jeder/jede Mitarbeitende Videobesprechungen initiieren (Achtung: Kosten im Blick behalten). Zusätzlich decken diese Angebote auch Audio-Telefonkonferenzen ab und ermöglichen den gemeinsamen Blick auf einen Bildschirm. So können auch kleinere Gruppen von zwei oder drei Mitarbeitenden eine Aufgabe gemeinsam erledigen.

Stellen Sie ausreichend virtuelle Räume und Einwahlnummern für Telefonkonferenzen bereit

Wenn die Möglichkeiten für Videotelefonie eingeschränkt sind, werden Telefonkonferenzen notwendig. Jede Gruppe von 10–15 Mitarbeitenden sollte über mindestens einen virtuellen Konferenzraum oder eine Einwahlnummer für die Nutzung von geplanten Treffen der gesamten Gruppe, aber auch für Ad-hoc-Situationen verfügen.

Die Vergabe kann zum Beispiel über Termineinträge mit einer Namenskonvention in einem Teamkalender erfolgen. Alle großen Telefonieunternehmen bieten entsprechende Dienste an – auch ohne Voranmeldung.

Stellen Sie aktuelle Kontaktdaten transparent zur Verfügung

Sind die Kontaktdaten aller Mitarbeitenden aktuell? Haben Sie alle Telefonnummern und E-Mail-Adressen?

Falls nicht, müssen Sie diese Informationen sammeln und entsprechende Verzeichnisse bereitstellen. Klären Sie mit Ihren Mitarbeitenden, ob diese bereit sind, ihre privaten Kontaktdaten für den Notfall zu teilen.

Helfen Sie den Mitarbeitenden, Führungskräften und Teams, die initiale Arbeitsstruktur aufzusetzen

Im Homeoffice benötigen alle Mitarbeitenden einen strukturierten Tagesablauf sowie klare Aufgaben- und Rollenverteilungen – genauso wie im Büro. Schaffen Sie initiale Strukturen je Team mit klar planbaren Abstimmungspunkten. Diese können Sie auch auf Gesamthausebene synchronisieren. Als Minimum sollten folgende Formate Pflicht sein:

1. Tägliche Start-in-den-Tag-Calls –sogenannte Dailies– mit folgenden Fragen: Wie geht es uns? Was stand gestern an? Was steht heute an? Was blockiert oder wo brauchen wir Hilfe?
2. Start-in-das-Wochenende-Call am Freitag: Wie war die Woche? Was haben wir erreicht? Was steht nächste Woche an? Was können wir kommende Woche konkret besser machen?
3. Regelmäßiger Führungskräfteaustausch zur Information über die aktuelle Situation mit entsprechender Weitergabe.

Lassen Sie darüber hinaus auch weiterhin Raum für einen informellen Informationsaustausch. Trinkt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin jeden Morgen einen Kaffee mit einem Kollegen oder einer Kollegin, so ist dieser Austausch ein fester Bestandteil des Arbeitstags und sollte auch im Homeoffice virtuell möglich sein.

Welle 2: Zusammenarbeit im Krisenmodus

Während die erste Welle von schnellen Maßnahmen geprägt ist, geht es in der nächsten Welle darum, das etablierte System zu stabilisieren und effektiv zu gestalten. Hier findet eine Konsolidierung und Optimierung aller Maßnahmen statt.

Räumen Sie rechtlich auf

Jetzt ist es an der Zeit, regulatorische und rechtliche Anforderungen sauber umzusetzen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten, eine entsprechende Vereinbarung unterzeichnen.

Falls Sie Ordnungsmaßnahmen angeordnet haben, beispielsweise zur Händedesinfektion, so sind diese Regeln mit dem BR/PR zu vereinbaren.

Stellen Sie Hilfe zur Verfügung: Erklärvideos, Onlineschulungen, Webinare

Beim Umstieg von Präsenzarbeit auf virtuelle Arbeit brauchen Ihre Mitarbeitenden Zeit, um neue Arbeitsweisen zu erlernen. Aus diesem Grund sollten sie in den Umgang mit der Technik, beispielsweise durch kurze Erklärvideos, Onlineschulungen oder Webinare, eingewiesen werden.

Unterstützende Angebote finden Sie unter zeb-consulting.com/de-DE/zebfutureproof.

Lösen Sie sich vom starren Arbeitszeitmodell, und schaffen Sie Transparenz

Wenn die Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten, entstehen schnell unterschiedliche Verantwortungen außerhalb der Arbeit. Manche müssen währenddessen auf ihre Kinder aufpassen, die nicht mehr in die Schule können, andere gehen für ihre Eltern einkaufen.

Daher sollten Sie sich vom starren Arbeitszeitmodell lösen und individuelle Kernarbeitszeiten sowie diesbezügliche Transparenz im Team und gegenüber Schnittstellen für die Kollaboration ermöglichen. Bewährt haben sich kurze An- und Abmeldungen wie „Guten Morgen“, „Ich bin jetzt in der Mittagspause“ oder „Ich mache Feierabend“ in den bestehenden Kommunikationstools.

Schaffen Sie eine klare, planbare (inhaltliche) Meetingstruktur

Die Anforderungen an ein gut vorbereitetes virtuelles Meeting unterscheiden sich nicht wesentlich von denen eines analogen Meetings. Nur ist es jetzt noch wichtiger, dass diese Anforderungen erfüllt sind, sonst ist ein ineffizientes und frustrierendes Meeting für alle Teilnehmenden vorprogrammiert.

Hier unsere Tipps für die Kollaboration in virtuellen Meetings:

• Klares Ziel und Agenda vorab transparent machen.
• Kreis der Teilnehmenden kritisch hinterfragen und sehr zielgerichtet festlegen.
• Realistische Zeitblöcke setzen und einhalten.
• Kommunikationsregeln vereinbaren (wer gerade nicht spricht, schaltet sich stumm) und Rahmenbedingungen schaffen (stabile Verbindung, Ruhe).
• Aufgaben im Call verteilen und dann kurze Notiz im Nachgang an alle Teilnehmenden senden.
• Arbeiten Sie paarweise an einem geteilten Bildschirm, um komplexe Themen zu durchdenken oder zu lösen.

Nutzen Sie die Chance, um sich als Führungskraft weiterzuentwickeln

Die momentane Situation ist für alle Beteiligten, egal ob Führungskräfte oder Mitarbeitende, ungewohnt. Wie bei jeder Veränderung wird Führungskräften aber eine besondere Rolle zuteil. Nutzen Sie die Situation, um sich selbst und Ihr Team in Sachen Kommunikation, Kooperation und Eigenverantwortung weiterzuentwickeln.

Unsere Tipps dafür in aller Kürze:

• Seien Sie Vorbild, und gehen Sie bei der Umsetzung der Empfehlungen und des neuen, noch ungewohnten Zusammenarbeitsmodells voran.
• Holen Sie sich Hilfe, und bieten Sie diese auch aktiv an.
• Seien Sie erreichbar und virtuell sichtbar: Erkundigen Sie sich auch proaktiv, wie es Ihren Mitarbeitenden geht.
• Bewerten Sie Ihren eigenen Verantwortungsbereich: Durch die Arbeit in virtuellen Teams dauern Prozesse zunächst länger, Engpässe entstehen, und Aufgaben müssen priorisiert werden. Somit gelten folgende Leitfragen: Was ist jetzt wirklich wichtig und dringlich? Was können wir für den Moment weglassen?
• Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden: Als Führungskraft können Sie Ihre Teams nicht ständig kontrollieren, sondern müssen Ihren Mitarbeitenden Freiräume und somit Vertrauen geben. Dies gilt sowohl für die Arbeitszeiten als auch für inhaltliche Aspekte. Steuern Sie eher die Inhalte bzw. die Ergebnisse, als an einem einfachen Aktivitätencontrolling festzuhalten.
• Webinare, Schulungen und andere unterstützende Angebote zum Thema „Führen auf Distanz“ finden Sie unter zeb-consulting.com/de-DE/zebfutureproof.

Eine umfassende Übersicht zu über Best Practices für die erfolgreiche Leitung virtueller Teams finden Sie auch hier: „Wie das Corona-Virus Teamarbeit und -führung verändert„.

Kommunizieren Sie fortlaufend

Die Bedeutung von guter Kommunikation rückt bei der Umstellung von Präsenzarbeit auf virtuelle Arbeit noch weiter in den Vordergrund. Übergreifend gibt es einige Aspekte, die Sie bei der Arbeit in virtuellen Teams berücksichtigen sollten:

• Vernachlässigen Sie auch auf die Entfernung nicht die persönliche Beziehung: „Wie war das Wochenende?“ oder „Wie geht es den Kids?“
• Video statt Telefonat.
• Vereinbaren Sie klare Kommunikationsregeln im Team bzw. Unternehmen, und machen Sie diese sichtbar und alltagsrelevant.
• Machen Sie gemeinsame Fortschritte und Arbeitsergebnisse digital sichtbar.
• Es ist enorm wichtig, dass der Informations- und Dokumentenaustausch gleichberechtigt und transparent organisiert ist.

Die Unternehmenskommunikation in der Krise muss zudem aktuell und leicht auffindbar sein. Geben Sie bei aller Unsicherheit Prozesssicherheit und sagen Sie auch, was Sie aktuell nicht wissen.

Mit Blick auf die Kollaboration nach der Krise gilt es, das Erlernte auch darüber hinaus zu festigen. Schaffen Sie also weiterhin die relevanten Voraussetzungen, und nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden mit. So gestalten Sie attraktive Arbeitsbedingungen für künftige Mitarbeitende, bilden Ihre eigenen Mitarbeitenden weiter und sind für kommende Situationen dieser Art bestens gewappnet.

„Schnell anfangen, nie aufhören“ – das ist unser Credo.