Qualifiziertes PMO: Administrative Unterstützung oder maßgeblicher Gamechanger?

Unser Framework für ein qualifiziertes PMO

Das Zusammenspiel von administrativen und quantitativen Aufgaben bezeichnen wir als klassisches PMO. Allerdings werden hier wesentliche qualitative Aspekte vernachlässigt, was zu erheblichen Schwachstellen führt. Diese adressiert das von uns genutzte qPMO gezielt, indem es das PMO aus der Rolle des Projektadministrators in die Rolle des Co-Trainers hebt, um die qualitativen Aufgaben entsprechend zu würdigen. Als Co-Trainer unterstützt das qPMO die (Teil-)Projektleitung aktiv und treibt das Projekt inhaltlich voran.

Die eingangs genannten Einsparpotenziale in Höhe von 18 bis 22 % können erst durch die Erweiterung des klassischen PMO um die qualitativen Aufgaben Umsetzungsmanagement, Risiko- und Issuemanagement, Qualitätsmanagement und Integrationsmanagement erreicht werden:

• Im Rahmen des Umsetzungsmanagements wird die Erarbeitung der Projektergebnisse gesteuert und vorangetrieben. Zentral sind dabei die Identifikation von (veränderten) Anforderungen und Maßnahmen, die Überwachung der Implementierung aller Deliverables sowie die Steuerung und das Tracking der Projektergebnisse.
• Das Risiko- und Issuemanagement hat das übergeordnete Ziel, Projektrisiken zu reduzieren. Dazu wird auf ein etabliertes dreistufiges Verfahren bestehend aus erstens der Identifikation von Issues, zweitens der Analyse der daraus resultierenden Risiken und drittens der Ableitung entsprechender mitigierender Maßnahmen zurückgegriffen.
• Das Qualitätsmanagement im qPMO verfolgt einen Top-down-Qualitätsanspruch. Ausgehend von vereinbarten Deliverables werden Quality Gates definiert, in denen die einzelnen Anforderungen an jedes Deliverable sowie deren Dokumentation detailliert geprüft werden.
• Das Integrationsmanagement führt alle Projektergebnisse zusammen und begleitet deren Eingliederung in die Linienorganisation. Dabei ist eine frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder/-innen der maßgebliche Erfolgsfaktor, da nur so potenzielle Konflikte frühzeitig erkannt und gelöst werden können sowie Verantwortlichkeiten und Ressourcen auch außerhalb der Projektorganisation stets abgestimmt sind.

Zu beachten ist, dass jedes Projekt unterschiedliche Kombinationen und Intensitäten insbesondere der qualitativen Bausteine erfordert. Erst durch die Hinzunahme der qualitativen Komponenten wird das von uns genutzte qPMO zum wertstiftenden Partner der (Teil-)Projektleitung.

Abbildung 1: qPMO-Framework aus zeb-Projekteinsatz

Die vier wesentlichen Mehrwerte des qPMO

Durch die inhaltliche und fachliche Einbindung des qPMO in die Projektarbeit ergeben sich bisher nicht verwirklichte, jedoch überaus wirkungsvolle Mehrwerte. Das von uns genutzte qPMO hat sich in langjährigen und vielfältigen Projekteinsätzen bewährt und zeichnet sich vor allem durch die Realisierung der vier folgenden Mehrwerte aus:

Zentrales und holistisches Reporting

Das qPMO fungiert als Single Point of Truth. Durch die aktive Integration in die Projektarbeit ist es in der Lage, alle Informationen im Gesamtprojekt zu bündeln und den Projektbeteiligten konsistent sowie bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen. So ist das qPMO als zentrale Instanz im Gesamtprojekt jederzeit fähig, sowohl über den zeitlichen Fortschritt und den budgetären Ressourcenverbrauch als auch über den qualitativen Status des Projekts zu berichten.

Sicherstellung der Qualität

Durch stetige inhaltliche Einbindung agiert das qPMO als Hüter der Qualität und stellt diese hinsichtlich der Arbeitspakete und Ergebnistypen durch kritische Prüfung entlang qualitativer Kriterien inhaltlich sicher. Dies ist insbesondere bei mehreren Teilprojekten entscheidend, um durch eine zentrale Kontrollinstanz eine einheitliche, gleichbleibend hohe Qualität gewährleisten zu können.

Steigerung der Effizienz

Als Treiber des Fortschritts koordiniert das qPMO die einzelnen Projektaktivitäten, indem es eine übergreifende, einheitliche Taktung vorgibt. Damit stellt das qPMO ein zielgerichtetes Fortschreiten im Einklang mit der zeitlichen Planung des Gesamtprojekts sicher. Effizienzverluste durch mögliche Engpässe aufgrund nicht abgestimmter Aktivitäten werden so vermieden.

Vermeidung von Reibungsverlusten

Voraus-, Mit- und Weiterdenken als übergreifender Orchestrator ist ein zentraler Anspruch des qPMO. Die Berücksichtigung und Steuerung von Abhängigkeiten zwischen Projektaktivitäten und Teilprojekten sind dabei besonders relevant. Durch eine adäquate Verzahnung der Projektschnittstellen lassen sich so Reibungsverluste vermeiden und Effizienzsteigerungen erzielen.

Das qPMO als vielseitiger Gamechanger

Durch den Paradigmenwechsel vom klassischen PMO hin zu einem qualifizierten PMO als wertstiftender Partner mit den aufgezeigten Vorteilen für das Projektmanagement konnte zeb in zahlreichen Projekten finanzielle Einsparungen (Budget) bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung (Quality) und Einhaltung gesetzter Fristen (Time) generieren. Mit dem von uns genutzten qPMO bieten wir unseren Kunden einen Gamechanger für nachhaltigen Projekterfolg, der sowohl in klassischen und agilen Projekten als auch im Programmmanagement eingesetzt werden kann.

Abbildung 2: Bewertung des von uns genutzten qPMO-Frameworks