Migration auf agree21 – Vorteile nutzen und Potenziale heben

Dynamischer Markt fordert nachhaltige und kontinuierliche Effizienzsteigerung sowie Qualitätsverbesserungen bei Genossenschaftsbanken

Aktuell finden sich in Rahmen strategischer Planungen in Primärbanken insbesondere Themen rund um  Digitalisierung und Kundenbeziehungsmanagement. Der veränderte Anspruch an Beratung, Produkte, Reaktionszeiten im Service und Medieneinsatz fordert die Institute, ihre Prozesse noch kundenorientierter auszurichten und die DV-Systeme optimal zur Sicherung einer hohen Prozesseffizienz zu nutzen. Maximale Flexibilität ist dabei eine wesentliche Anforderung.

Parallel dazu bedingen zunehmend gesetzliche und regulatorische Anforderungen Anpassungen im IT Bereich, die aus betriebswirtschaftlicher Sicht nur zentral erbracht werden können. Mittelfristig müssen die Genossenschaftsbanken ihre Prozess- und IT-Strategien auf wettbewerbs- und zukunftsfähige Stückkosten ausrichten.

Durch die Fusion von GAD und Fiducia wird die Wettbewerbsposition der Genossenschaftsbanken und der Finanzgruppe insgesamt gestärkt

Die Zusammenlegung der beiden größten genossenschaftlichen Rechenzentren unterstützt insbesondere die Primärbanken beim Ausbau ihrer Marktattraktivtät und Wettbewerbsstärke. Wirtschaftliche Effekte sind insbesondere in den Bereichen Infrastruktur, Rechenzentrum, Anwendungsentwicklung und Verwaltung sowie durch Skaleneffekte und die Vermeidung von Doppelentwicklungen zu erwarten. Durch das einheitliche Bankverfahren agree21 stehen den Anwendern alle Stärken der beiden Rechenzentren in einem System zur Verfügung und können optimal eingesetzt werden. Qualitative Vorteile ergeben sich durch eine höhere Innovationskraft und die schnellere Bereitstellung standardisierter, verbundweiter IT-Lösungen, die insgesamt zu einer verbesserten Leistungsfähigkeit und einer verbesserten Marktposition der Bank vor Ort führen sollen.

Die Migration auf agree21 führt bei GAD Banken zu Veränderungen, die in der operativen und strategischen Planung rechtzeitig berücksichtig werden müssen

Die Grundphilosophie des neuen Kernbankensystems ist integrativ. Das bedeutet, möglichst viele Anforderungen der Nutzer bereits innerhalb des Systems abzudecken und den Einsatz von Drittanwendungen zu minimieren, da dies in der Regel für Banken einen Mehraufwand mit sich bringt. Drittanwendungen sind also grundsätzlich vor der Migration auf ihre Notwendigkeit zu prüfen. In der Praxis zeigt sich, dass hier u. U. auch Gewohnheiten geändert werden müssen bis hin zu Prozessanpassungen und Schulungen auf die neue, integrative Lösung. Dadurch entstehen Change-Situationen, auf die die Führungskraft vorbereitet sein sollte.

Mit dem Wechsel wird ein wesentlicher Schritt in Richtung der Professionalisierung des Prozessmanagements getan. Assistenten, Vorgangssteuerung und die bankindividuelle Menüstruktur (BIM) ermöglichen den Instituten ihre Prozesse noch effizienter und standardisierter zu gestalten. Arbeitsoberflächen lassen sich individuell auf den Aufgabenbereich des Mitarbeiters zuschneiden und ermöglichen so eine Fehlerreduzierung sowie schnellere Vorgangsbearbeitung im Rahmen der Zuständigkeiten. Allerdings ist zu beachten, dass jeder Einschränkung von Rechten beim Mitarbeiter auch ein negatives Gefühl der Gängelung auslösen kann. Es ist deshalb wichtig, mit den betroffenen Mitarbeitern permanent den Austausch zu suchen und Verbesserungsvorschläge sowie negative Erfahrungen sehr ernst zu nehmen.

Nicht zuletzt ist die Philosophie der fallabschließenden Bearbeitung ein Thema, das in die bestehende Organisation integriert werden muss. Welche Auswirkungen ergeben sich auf die Ablauf- und evtl. Aufbauorganisation? Diese und ähnliche Fragen müssen rechtzeitig diskutiert und Handlungsbedarfe aufgezeigt werden. Der vollständige Änderungsbedarf lässt sich nur über strukturierte Workshops der betroffenen Bereiche erfassen. In der Regel sind dies der Markt, die Marktfolge Aktiv und Passiv sowie der Service mit Kunden- und Marktservice-Centern. Abhängig vom Ergebnis kann ein professionelles Projektmanagement unerlässlich sein, um den geplanten Migrationstermin nicht zu gefährden. Unsere Projekterfahrung zeigt, dass insbesondere die Passivprozesse Kunde (inkl. Adressbearbeitung), Konten und Mitgliedschaft, Karten, Electronic Banking, Steuern (Freistellungsaufträge, NV-Bescheinigungen), sowie der bar und unbare Zahlungsverkehr betroffen sind.

Rechtzeitig Transparenz schaffen und die Migration als Chance begreifen

Unter Berücksichtigung der oben genannten Aspekte würde ein Migrationstermin Mitte 2018 bereits zu Handlungsbedarf Anfang 2016 führen. Nicht zu glauben? Unter Berücksichtigung der „Frozen-Zone“ von neun Monaten, von Urlaub und der üblichen Arbeitsbelastung im Bankbetrieb verbleibt wenig Zeit für eine Status Quo-Analyse, die Identifizierung von Handlungsbedarfen und die Bearbeitung der daraus resultierenden Arbeitspakete. Deshalb ist es wichtig, rechtzeitig Transparenz über die eigene Position zu schaffen. Was sind die wirklich wichtigen Themen, die noch zwingend vor der Migration zu bearbeiten sind und welche Pakete können auch im Rahmen einer strategischen Planung nach der Umstellung erledigt werden? Welche Anwendungen müssen zwingend migriert werden oder sind später durch Standardlösungen des Rechenzentrums zu ersetzen? Gibt es heute bankindividuelle Besonderheiten, die unersetzlich sind? Wie wird damit umgegangen? Hat die Bank die Chance, Prozesse zu optimieren und diese optimierten Prozesse mittels der Vorgangssteuerung in agree21 umzusetzen? Viele Fragen, die bereits im Vorfeld der eigentlichen Migration geklärt werden sollten. Eine strukturierte Analyse der wesentlichen Prozesse, der IT, des Bereichs Steuerung und der Projektorganisation sollte zur Standardvorbereitung jeder Bank gehören.

Gespräche mit bereits umgestellten Banken haben gezeigt, dass neben den harten Faktoren ein wesentlicher Erfolgsfaktor die Aufrechterhaltung der Motivation der Mitarbeiter war. Der typische Verlauf der Projektkurve ist auch in Migrationsprojekten zu beobachten. Verständlich, da die Mitarbeiter sich nicht nur an das neue Arbeitsumfeld gewöhnen müssen, sondern dafür auch noch einen erheblichen Teil ihrer freien Zeit opfern. Bei allem Überstundenausgleich und Vergütungen hängen an Schulungsterminen oft für Mitarbeiter auch organisatorische Herausforderungen im familiären Bereich. Deshalb ist es sehr wichtig, die Mitarbeiter zu keinem Zeitpunkt des Projekts (und auch danach) mit ihren Ängsten und Einwänden allein zu lassen. Eine Aufgabe, die von allen Führungskräften Fertigkeiten fordert, die sicherlich nicht täglich abgerufen werden und deshalb rechtzeitig angesprochen werden müssen.

Die Migration ist eine Chance, die Wettbewerbsfähigkeit der eigenen Bank zu erhöhen. Sich selbst in Frage stellen, innovative Gedanken zulassen und konsequent Veränderungen fordern unterstützt dieses Vorhaben. Daneben gelten eine gute Vorbereitung, professionelle Begleitung durch das Rechenzentrum und motivierte Mitarbeiter als Erfolgsrezept für eine effiziente Migration. Mehr denn je gilt, optimierte Geschäftsprozesse, technische Unterstützung im digitalen Vertrieb und günstige Kostenstrukturen sichern die Zukunftsfähigkeit der Genossenschaftsbanken und der Finanzgruppe.