IT-Kostenmanagement – schön spielen oder gewinnen? Was Fußball und IT-Kostenmanagement gemein haben

Der Weg in die Offensive

Das Dilemma von höherer Leistungsfähigkeit bei niedrige­ren Kosten und größtmöglicher Verfügbarkeit und Sicherheit lässt sich nicht auflösen. Vielmehr erhöhen die Auswirkungen der Finanzmarktkrise auf der Marktseite und die zusätzlichen regulatorischen Anforderungen seit Jahren den Druck auf die IT – und dieser Druck wird nicht geringer werden.

Das Schlüsselwort ist „Offensive“ auf Basis einer schlagkräftigen CIO-Agenda. Für die ORG/IT-Funktion bedeutet das, eigenständig aktiv zu werden, um sich aus dem Konflikt zu befreien und als tatkräftiger Partner für Lieferfähigkeit und für Budgettragfähigkeit im Haus wahrgenommen zu werden. Dabei gilt es, pauschales Cost Cutting, das häufig mit falschen Ansatzpunkten oder verpuffenden Kosteneffekten verbunden ist, zu vermeiden und die IT-Kostenposition gezielt und nach­haltig zu optimieren.

Der Weg zum Erfolg im IT-Kostenmanagement hat viel mit einem guten Fußballspiel gemeinsam:

  • „Ein frühes Tor tut der Partie gut“ – Systematisches Vorgehen kann Seite an Seite mit „Quick Wins“ einhergehen. Das gibt klare Signale für Erfolg und bestärkt im weiteren Prozess
  • „Das Team entscheidet“ – Jeder Spieler kann spielentscheidend sein – es gelingt aber selten, eine Partie mit nur einem Spieler zu entscheiden. D.h. ein zu hohes Kostenniveau ist nicht über nur eine Maßnahme in den Griff zu bekommen
  • „Den freien Raum nutzen“ – Analyse der jeweiligen Position und die An­tizipation der nächsten Spielzüge ist auch beim Kostenmanagement unverzichtbar
  • „Konter vermeiden“ – Ein schneller Erfolg kann später teuer bezahlt werden
  • „Das Spiel gestalten“ – Klares, abgegrenztes Vorhaben mit Vorgaben und Ergebnissen

Diese Liste kann beliebig fortgeführt werden – eine zentrale und hier letzte Analogie soll jedoch sein:
„Die ganze Breite des Spielfeldes nutzen“. Intelligentes „IT-Kostenmanagement“ kann und muss die die gesamte ORG/IT-Wertschöpfungskette abdecken – und dabei sowohl kurzfristige als auch langfristig und nachhaltig wirkende Maßnahmen ableiten:

  • Manage: Entfaltung wirksamer Steuerungskraft, insb. durch Architektur- und Projektportfoliomanagement sowie Controlling und Kostenmanagement
  • Plan/Design: Gewinnung inhaltlicher und zeitlicher Reichweite, z. B. durch Anforderungs- und Geschäftsprozessmanagement sowie Bebauungsplanung
  • Build: Erreichen höherer Agilität und Produktivität, z. B. durch vereinfachte Bereitstellung, optimale interne Fertigungstiefe und Open Standards
  • Run: Sicherung von Performance und Beherrschbarkeit, z. B. durch Providermanagement, adjustierte Betriebsmodelle oder RZ-Konsolidierung

Nicht jede Dimension ist für jedes Haus gleichermaßen relevant. Daher gilt es, im Vorfeld die spielentscheidenden Fragen zu beantworten und ein geeignetes Projektvorgehen festzulegen.

Die spielentscheidenden Fragen

Ausgangspunkt aller Aktivitäten des Leistungs- und Kostenmanagements ist die systematische Beantwortung der Kern­fragen aus CIO-Sicht:

  • IT-Value: Wo erzielt die IT bereits jetzt einen Mehr­wert? Wo fehlt eine aktive Ausgestaltung der Prozes­se, um Flexibilität, Schnelligkeit und Handlungsfähig­keit zu gewährleisten?
  • IT-Performance: Wie kann die Leistungsfähigkeit der IT bei sinkendem oder maximal konstantem Kosten­niveau ausgebaut werden? Sind Anpassungen der IT-Landschaft möglich?
  • IT-Architecture: Können Anwendungen und Techno­logien schnell und flexibel für die Umsetzung der Geschäftsmodelle bereitgestellt werden? Können die Anforderungen an Leistungs- und Zukunftsfähigkeit erfüllt werden?
  • IT-Governance: Funktioniert die Zusammenarbeit zwischen IT, ORG und Fachbereich sowie externen Fach- und IT-Providern reibungslos? Ist das Modell bereits optimal auf die künftigen Anforderungen ein­gestellt?

Der CIO muss dabei das Spannungsfeld zwischen Marktunterstützung, Beherrschbarkeit und Bud­gettragfähigkeit optimal für sein Haus fortwährend austarieren. Als Steuerungskraft, aktiver Impulsgeber und zentraler Dienstleister gewährleistet die IT/ORG-Funktion dabei die Umsetzung der Leistungs- und Kostenziele.

IT-Kosten­management kann intelligent und erfolgreich gespielt werden. Angepasst an die Größe und die Spezifika des Hauses und fokussiert auf die Handlungsfelder mit den größten Potenzialen.
Bei einer Antwort jedoch unterscheidet sich der Fußballer vom CIO deutlich: „Ist mir völlig wurscht und was soll eigentlich die ganze Fragerei?“

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Autor Andreas Schick

Andreas Schick

Senior Partner Office Frankfurt

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