Anspruchsvolle BI-Projekte mit Erfolg in den Sand setzen

Die Entscheidung für ein BI-Projekt ist gefallen, und es stellt sich die Frage, was eigentlich genau die Ziele und Ergebnisse des Vorhabens sein sollen. Hier kommen Zielbilder ins Spiel. Sie dienen der übersichtlichen Darstellung aller relevanten Dimensionen des zu erarbeitenden Projektergebnisses:

• Funktionen
• Daten
• Prozesse
• Aufbauorganisation

Zielbilder kosten nur Zeit, Geld und Ressourcen

Häufig hören wir:

„So etwas brauchen wir nicht.“
„Das ergibt sich aus der Umsetzung.“
„Das Zielbild ist doch ohnehin jedem klar.“

In vielen BI-Projekten wird auf die Erstellung von Zielbildern zu Beginn verzichtet. Dies wird meist dadurch gerechtfertigt, dass man schnell in die Umsetzung kommen, Quick Wins für die Schaffung von Akzeptanz realisieren oder mit vermeintlichen Erfahrungen aus den ersten Umsetzungsschritten ein realitätsnäheres Zielbild entwerfen möchte. In der Regel stellt sich jedoch früher oder später heraus, dass sich Teilprojekte ohne übergreifende Zielbilder schwer tun, ihre jeweils eigenen Ziele zu definieren, diese aufeinander abzustimmen oder an einem finalen Zielzustand über einen längeren Zeitraum auszurichten. Bei der konkreten Arbeit in den Teilprojekten laufen die Ergebnisse dann oftmals auseinander, besitzen unterschiedliche Härtegrade (z. B. Strategiepapier vs. fertig ausgearbeitete Designdokumente) oder gehen wegen der unklaren Zielrichtung in Diskussionsrunden und endlosen Abstimmungen unter.

Auf die „notwendigen“ Zielbilder beschränken

Auch wenn in einem BI-Projekt der Empfehlung gefolgt wird, Zielbilder zu erstellen, lauern trotzdem noch einige weitere Gefahren. Oftmals werden nicht für alle relevanten Projektdimensionen Zielbilder erstellt oder sogar nur für eine. Vor allem die organisatorischen Dimensionen der Prozesse und der Aufbaubauorganisation werden gern außer Acht gelassen.

„Wir entwickeln ja nur ein bestehendes System weiter,
da kann die Organisation bleiben, wie sie ist.“

Bei dieser häufig vorgebrachten Argumentation wird leicht übersehen, dass sich zumindest an den Betriebsprozessen größere Änderungen ergeben, was nach Inbetriebnahme zu Verzögerungen, Qualitätsproblemen oder gar zur Nichtverfügbarkeit des BI-Systems führen kann.

„Die technische Umsetzung ergibt sich dann schon.“
„Was wir fachlich brauchen, wissen wir ja.“

Bei den implementierungsnahen Dimensionen wird immer wieder außen vor gelassen, dass es hier zwei Perspektiven gibt: eine funktional-fachliche und eine technische. Dies führt dazu, dass entweder nur funktionale oder nur technische Zielbilder entstehen und damit eine recht einseitige Betrachtung, die in der Kommunikation immer wieder in Missverständnissen mündet.

Abbildung 1: Zielbilder – Zwei Perspektiven

Im ersten Fall, der funktional-fachlichen Perspektive, führt dies häufig dazu, dass die betrachteten Funktionen und Daten in dem System abgebildet werden, welches vermeintlich am nächsten mit diesen „verwandt“ ist, ohne z. B. Zentralisierungsmöglichkeiten oder strategische Modernisierungsaspekte zu berücksichtigen. Bestehende BI-Landschaften erhalten dann eine wesentlich höhere Komplexität („das ist historisch so gewachsen“) und sind mittelfristig nicht mehr handhabbar. Im zweiten Fall, der technischen Perspektive, erfolgt eine Fortführung des Status quo, ohne zu hinterfragen, ob tatsächlich alle Funktionen/Daten in ihrer derzeitigen Form weiterhin benötigt werden. Dies trägt ebenfalls zu einer erhöhten Komplexität der zu erstellenden BI-Lösung bei.

Zielbilder? Können wir!

„Wir haben da mal ein paar ‚Kästchen‘ aufgemalt.“

Immer wieder werden Zielbilder in einer nicht angemessenen Detaillierung erstellt. Sie sind meist zu grob und nicht aussagekräftig genug.

Es werden Schlagworte aufgeführt, die entweder gar nicht oder nur sehr abstrakt beschrieben werden, eine konsequente Verfeinerung – auch entlang weiterer Projekterkenntnisse – findet meist nicht statt. Derartige Zielbilder besitzen offensichtlich wenig bis keine Leitlinienfunktion und können ihre Aufgabe somit nicht erfüllen. Ursache ist oft, dass die Erstellung der Zielbilder lediglich als initiale Pflichtaufgabe gesehen wird.

„Unsere Zielbilder sollen keine Fragen offen lassen.“

In selteneren Fällen sollen Zielbilder sehr detailliert erstellt werden, um möglichst konkrete Leitlinien für die zu erstellende Lösung vorzugeben. Im Extremfall werden hier sogar schon Ergebnisse der eigentlichen Umsetzungsprojekte erarbeitet. Dies führt schnell dazu, dass die Projekte zur Erstellung der Zielbilder überfrachtet sind und deutlich aufwendiger werden als ursprünglich geplant. Im Ergebnis werden derartige Projekte zumeist gestoppt, und als Konsequenz wird auf das Erarbeiten von Zielbildern ganz verzichtet.

„Jedes unserer Zielbilder ist von einem eigenen Expertenteam erarbeitet worden.“

Nicht zusammenpassende Zielbilder stellen eine weitere Variante mangelnder Eignung dar. Es kommt vor, dass diese Zielbilder unabhängig voneinander entwickelt und nicht aufeinander abgestimmt werden. Dann passen z. B. die Vorgaben für die zu verarbeitenden Daten nicht zu den benötigten Funktionalitäten, die vorgesehenen Prozesse sind in der angedachten Organisationsstruktur nicht durchführbar, Mengengerüste überlasten oder unterfordern Mitarbeiterkapazitäten und vieles Weitere mehr.

Zielbilder erstellen, ohne den Wandel im Blick zu haben

„Unsere Zielbilder decken alle Anforderungen ab.“

Wenn Zielbilder erstellt werden, liegt der Fokus in der Regel auf den jeweils aktuell bekannten Anforderungen. Dieser Ansatz ist natürlich grundsätzlich richtig. Oftmals wird dabei allerdings die Zukunftsfähigkeit der Lösungen außer Acht gelassen. Fehlende Flexibilität führt so zu Problemen bei der effektiven und effizienten Abdeckung späterer Anforderungen. Unzureichende Skalierbarkeit zieht oftmals nicht akzeptable Laufzeiten nach sich, wenn Datenmengen stärker als erwartet wachsen oder die Komplexität neuer Algorithmen die bisherige deutlich übersteigt.

Zielbilder, und jetzt?

Sind in einem BI-Projekt einmal geeignete Zielbilder erstellt, ist dies jedoch noch keine Garantie für den Projekterfolg.

„Für die Einhaltung sind die Architekten/Teilprojektleiter zuständig.“

Häufig werden die Zielbilder nicht aktiv allen relevanten Projektteilnehmern kommuniziert. Dies führt dazu, dass Projektergebnisse so erarbeitet werden, als ob überhaupt keine Zielbilder bestünden. Eine Zielbildkonformität ist dann nur noch mühsam über den Qualitätssicherungsprozess zu erreichen, wenn überhaupt.

„Die Zielbilder versteht jeder.“

Ein weiterer möglicher Fallstrick ist die Interpretierbarkeit der Zielbilder. Nur selten ist es möglich, die Texte und Abbildungen absolut eindeutig zu erstellen. Auf die Sicherstellung eines gemeinsamen Verständnisses, initial und fortlaufend entlang der Projektlaufzeit, wird jedoch häufig verzichtet, sei es aus Kostengründen oder im Glauben an die Interpretationsfreiheit der Ergebnisse. Im Endeffekt besteht damit die Gefahr, dass die Zielbilder nicht die notwendigen Leitplanken bilden, für die sie erstellt worden sind.

„In den Zielbildern steht eh nichts Gescheites.“

In einigen Fällen werden Zielbilder auch bewusst ignoriert. Hierfür gibt es verschiedene Gründe – einerseits fehlendes Vertrauen in die Ersteller sowie die Zielbilder und andererseits das Vorhandensein von eigenen/lokalen Interessen, die im Widerspruch zu den Zielbildern stehen. Wird hier nicht zeitnah gegengesteuert, können sich entweder „lokale“ Zielbilder herausbilden, die den Projektzielbildern entgegenstehen, oder aber es wird ohne Zielbilder gearbeitet – mit den bereits dargestellten Folgen.

zeb-Ansatz

Wir empfehlen daher die Erarbeitung von Zielbildern für alle Projektdimensionen – als Basis kommen Referenzzielbilder, die in vielfältigen Projekten erprobt und weiterentwickelt wurden, zum Einsatz. Ein Start „auf der grünen Wiese“ dauert meist deutlich länger und verliert sich häufig in theoretischen Diskussionen oder grundsätzlichen Positionen. Referenzmodelle garantieren natürlich noch keine funktionierende Lösung, doch sie sind ein erprobtes Mittel, um die Erfahrungen aus anderen Projekten aktiv zu nutzen.

Auf dieser Basis entscheidet das adäquate Projektvorgehen über den Erfolg des BI-Projekts. Dieser Erfolgsfaktor ist Inhalt des nächsten Artikels.