Drum prüfe wer sich lange binde – verlobt…
Für eine langfristig erfolgreiche Geschäftsbeziehung zu einem Sourcing-Partner ist es entscheidend, bereits in der frühen Phase der Verhandlungen einen klaren Kopf zu bewahren und keine Entscheidungen zu überstürzen. Schlüssel für eine fundierte Entscheidung ist dabei eine hohe Vergleichbarkeit der Versprechungen der einzelnen Anbieter. Hier muss der Auftraggeber der Versuchung widerstehen, sich den – in der Tat häufig verlockend wirkenden – Prozessen und Verfahren des am sympathischsten erscheinen Anbieters zu unterwerfen. Während des gesamten Auswahlprozesses muss der Auftraggeber fest im „Driver-Seat“ verbleiben und die Strukturen für Verträge, Leistungsscheinstruktur und Preismodelle strikt vorgeben. Dabei sollten die zugrunde gelegten Annahmen klar dokumentiert werden, um ein gemeinsames Verständnis zum Leistungsportfolio, den Beistellpflichten etc. sicherzustellen. Ein sorgfältig durchlaufener Auswahlprozess bietet eine gute Ausgangsposition für eine nachhaltige und für beide Seiten lohnende Geschäftsbeziehung.
Hochzeit und Ehevertrag – verheiratet!
Grundlage einer langfristig funktionierenden Bindung ist eine klare und verständliche Vertragsgrundlage mit einer fairen Aufteilung der Chancen und Risiken. Der Versuch, hier durch eine falsche Verhandlungsambition in der letzten Minute Vorteile für den Auftraggeber zu konservieren oder seitens des Sourcing-Partners z.B. durch unrealistische Annahmen oder überzogene Beistellpflichten zu formulieren, mag vielleicht kurzfristig verlockend erscheinen, ist aber der sichere Weg in eine Eskalation mit für beide Seiten erheblichen Nachteilen. Vielmehr sollte das Vertragswerk möglichst gut strukturiert und transparent gestaltet werden, damit während der langjährigen Geschäftsbeziehungen keine Überraschungen entstehen und man sich nicht in ewigen Diskussion um die Interpretation von Vertragsklauseln verliert. Hierbei kann die Einbindung einer fachlich kompetenten neutralen Instanz die notwendige Fairness sicherstellen und der Verhandlungsprozess durch den Einsatz von erprobten Vertrags- und Leistungsscheinstrukturen erheblich beschleunigt werden. Nicht zuletzt werden dadurch auch die Kosten für die Rechtsberatung reduziert, die bei größeren Vorhaben schnell einen erheblichen Umfang erreichen. Ist man sich am Ende über die Eheschließung einig, sollte man dies auch entsprechend feiern. Die resultierende Aufbruchsstimmung ist wichtig, um die schwierige erste Zeit der Transition gemeinsam zu bewältigen.
Katerstimmung
Die sorgfältig durchgeführten Vorarbeiten bilden zwar eine solide Basis für die Zusammenarbeit, können aber Enttäuschungen nicht vollständig vermeiden. Nach der anfänglichen Euphorie und der Aufbruchsstimmung folgt in allen Sourcing-Projekten im anschließenden Alltag eine Phase der Ernüchterung: Die einfachen Quick-Wins sind gehoben, die Transition ist anstrengend und unterschiedlich verstandene Annahmen oder die Rücknahme anfänglich gegebener Versprechungen belasten die Beziehung. Ob es dann bei einem kleinen Streit bleibt oder sich eine handfeste Krise entwickelt ist dabei stark von den handelnden Personen abhängig. Insbesondere wenn sich auf Seiten des Anbieters die Mannschaft verändert, geht die aus der Anfangsphase entstandene Bindung schnell verloren. Dies ist z.B. bei strukturellen Veränderungen, die bei den großen Sourcing-Anbietern häufig vorkommen, oder wenn nach erfolgreichem Vertragsabschluss ein gefühltes „B-Team“ antritt, der Fall. Trifft diese fehlende persönliche Bindung auf enttäuschte Erwartungen bei der Leistungserbringung, ist eine Eskalation unausweichlich. Wenn dann die neuen handelnden Personen auf Anbieterseite nicht mit der als positiv empfundenen Historie vertraut sind, schaukelt sich die Situation schnell hoch – es herrscht auf breiter Front Katerstimmung.
Paartherapie oder Rosenkrieg
Für den Erfolg des Sourcingprojektes beginnt nun die kritischste Phase: die Geschäftsbeziehung muss so stabilisiert werden, dass sich beide Seiten wieder mit dem Paket wohlfühlen – anders ist eine langjährige Geschäftsbeziehung kaum vorstellbar. Da sich beide Seiten in ihren Positionen im Recht fühlen, besteht ein hohes Risiko, sich auf Formalpositionen zurückzuziehen. Während bei den Anbietern für den Erhalt einer guten Geschäftsbeziehung grundsätzlich erst einmal eine Verhandlungsbereitschaft anzutreffen ist, herrscht auftraggeberseitig häufig ein hoher Druck, die im Vorfeld des Sourcings-Vorhabens versprochenen Effekte auch wirklich zu realisieren. Trotz der emotional aufgeladenen Situation gilt es nun, einen klaren Kopf zu bewahren und die Situation nüchtern zu beurteilen: sieht man trotz der aktuellen Differenzen noch eine Basis für den Erhalt der Geschäftsbeziehung, sollte z.B. durch den Einsatz eines fachkundigen Mediators die Vermittlung zwischen den Positionen verfolgt werden. Am Ende ist eine Kompromisslösung für beide Seiten gesichtswahrend und ein Exit typischerweise mit erheblichen Sunk-Costs verbunden. Nur in objektiv betrachtet aussichtslosen Fällen, sollte man sich auf eine „schmutzige Trennung“ einlassen, bei der – unabhängig von der Vertragsgestaltung – beide Seite mit Blessuren zu rechnen haben. Dies ist dann der Fall, wenn eine Kompromiss-Lösung bereits gescheitert ist, oder sich der Anbieter in der Angebotsphase „verzockt“ hat und der Deal beim anbietenden Unternehmen nicht mehr getragen wird.
Ein guter Trauzeuge kann helfen
Die Erfolgsfaktoren für Sourcing Deals bestehen insbesondere in einer sorgfältig und strukturiert durchgeführten RFP-, RFI- und Vertragsphase. Hierbei stets die Kontrolle zu behalten ist die beste Voraussetzung, mit einem gemeinsam getragenen Paket in die Umsetzung zu starten. Darüber hinaus ist es entscheidend, auch in Krisenphasen einen kühlen Kopf zu bewahren, zu versuchen die andere Seite zu verstehen und stets auf eine Kompromisslösung hinzuarbeiten. In beiden entscheidenden Phasen kann der Einsatz eines fachlichen Experten einen erheblichen Mehrwert bieten: Durch den Einsatz bewährter Verfahren lassen sich die Prozesse deutlich beschleunigen und mit einem „objektiven“ Blick eines fachlich kompetenten Mediators auf die Themen können für beide Seiten tragfähige Kompromisse geschlossen werden. Durch den Einsatz eines vertrauensvollen „Trauzeugen“ lassen sich also Problempotenziale im Vorfeld reduzieren und Krisen erfolgreich meistern.
