Wie lassen sich BI-Workflows durch Automatisierung flexibler gestalten?

Welche Rolle nehmen Business-Intelligence(BI)-Dashboards in der Prozessautomatisierung ein?

Sollen Informationen zusätzlich strukturiert und regelmäßig in dokumentierter Form an das Management, externe Partner oder Prüfstellen weitergegeben werden, sind Reporting Engines und eingebettete Berichte eine geeignete Ergänzung zu klassischen BI-Dashboards, um eine strukturierte und revisionssichere Informationsweitergabe zu gewährleisten.

Power BI, Tableau und Qlik Sense gehören zu den führenden Business-Intelligence-Tools.^[2] Ihre Stärken liegen in der Darstellung komplexer Zusammenhänge sowie der explorativen Analyse und Visualisierung von Unternehmensdaten.

BI-Reports, ob direkt im Dashboard, eingebettet in eine Webseite, in weiterführenden Dokumenten oder Präsentationen, repräsentieren eine bestimmte Sicht auf zugrunde liegende Daten, ohne die Möglichkeit, Korrekturen oder Änderungen an der Datenbasis vorzunehmen. Sie sind somit ein Mittel zur reinen Darstellung, jedoch nicht zur Manipulation der Informationen. Demgegenüber bietet Qlik mit Qlik NPrinting zusätzlich die Funktion, Berichte zu erstellen, die vollständig aus Microsoft-eigenen Visuals komponiert sind und für Analyse- sowie Präsentationszwecke flexibel angepasst und verändert werden können.

Wie lässt sich die Lücke zwischen Reporterstellung, Interaktivität und Wiederverwendbarkeit schließen?

In der Praxis erstellt ein:e Entwickler:in Dashboards und Berichte, die sich aus mehreren Visualisierungen zur Veranschaulichung von Zusammenhängen im Datenmodell zusammensetzen – also Diagrammen, die Beziehungen zwischen bestimmten Dimensionen des Datenmodells sichtbar machen.

Zudem können Daten entlang dieser Dimensionen aggregiert, gefiltert und aufgeschlüsselt werden, beispielsweise nach Betrachtungszeitraum oder regionalen Aufgliederungen. Die Verknüpfung mehrerer Datenquellen zu einem Datenmodell und die Darstellung im Dashboard werden in Abbildung 1 skizziert.

Abbildung 1: Visualisierung im Dashboard

Es handelt sich um kuratierte Visualisierungen, die von Expert:innen auf Basis konkreter Anforderungen und Zielgruppen konzipiert und in Form von Dashboards bereitgestellt werden.

Die Dashboards werden innerhalb der Reportingarchitektur von klar definierten Entwicklerrollen verantwortet, die gezielt auf die Entwicklung und Pflege dieser Komponenten ausgerichtet sind. Sie sind ausschließlich mit den vorgesehenen Tools abbildbar und stellen zunächst Reportingartefakte dar, die für einen bestimmten Zweck entwickelt werden. Zudem kann einfach auf die Dashboards zugegriffen werden, und sie können mit neuen Daten aktualisiert werden. Eine flexible Weiterverwendung der Dashboards in anderen Anwendungen oder die spontane Anpassung der exportierten Visuals ist jedoch nicht möglich.

Daher greifen viele Unternehmen trotz moderner BI-Tools weiterhin auf PowerPoint-Reportings zurück, um Inhalte flexibel anpassen zu können. Entsprechend ist ein oft von Kundenseite geäußerter Wunsch, den Fachexpert:innen der Unternehmung genau diese Flexibilisierung zu ermöglichen.

Integration strukturierter Berichte mithilfe von Reporting Engines

Wenn Daten als klar strukturierter Bericht in Formaten wie PDF, Excel oder Word bereitgestellt werden sollen, reicht eine visuelle Oberfläche allein nicht aus. Hier kommen eingebettete Reports ins Spiel. Dabei wird ein Report, die entsprechende Seite des Reports oder ein einzelnes Widget verlinkt und eingebunden.

Je nach Anwendung können die eingebetteten Visuals eher statisch oder dynamisch sein, also eine Momentaufnahme des Dashboards darstellen oder, verbunden mit der Datenquelle, aktualisiert werden und so dieselben Filtermöglichkeiten wie das Originaldashboard bieten. Entsprechend können mit Embedded Reports bestehende Visuals so, wie sie sind, in andere Dokumente eingebettet werden. Die Einbindung von Dashboards in andere Anwendungen (Abbildung 2) ist somit ein der Entwicklung des initialen Dashboards (Abbildung 1) folgender Schritt.

Abbildung 2: Eingebettete Reports

Reporting Engines hingegen ermöglichen es, einen (meist statischen) Report (etwa als PDF) automatisiert zu generieren und auszuliefern.^[3] Dabei werden vordefinierte Filter und Ansichten verwendet, mit denen Reports gemäß einer Scheduling-Logik erzeugt und bereitgestellt werden, wie in Abbildung 3 dargestellt.

Abbildung 3: Erstellung und Versand durch Reporting Engines

Was leisten Power BI, Tableau und Qlik?

Power BI bietet mit paginierten Berichten über den Power BI Report Builder eine Möglichkeit, detaillierte und formatierte Berichte zu erstellen und nach definierten Zeitplänen an abgestimmte Zielgruppen zu verteilen.^[4] Die Integration in Power BI erfordert technisches Know-how und ist in der Regel nicht vollständig in Selfservice-Workflows eingebettet. Tableau wiederum bietet eine intuitive Visualisierung, jedoch keine integrierte Funktionalität zur automatisierten und layoutgetreuen Berichtserstellung in Serie. Hier ist man für entsprechende Funktionen auf externe Workarounds oder manuelle Exporte angewiesen.^[5]

Qlik verfolgt einen im Vergleich einzigartigen Ansatz: Qlik NPrinting ermöglicht den automatisierten Export aus QlikView und Qlik Sense. Neben pixelgenauen „paginierten Berichten“ wie mit dem Power BI Report Builder realisierbar, etwa als PDF, können hier allerdings auch Berichte in den gängigen Microsoft-Formaten wie Word, Excel und PowerPoint sowie im HTML-Format erstellt werden.^[6] Das Besondere ist hierbei, dass bei nativen Microsoft-Visuals (Daten, Diagrammtypen) eine eigenständige Reporting- und Verteilplattform zur Verfügung steht, die speziell für die automatisierte Berichtserstellung entwickelt wurde. Sie ist nahtlos in QlikView und Qlik Sense integriert und ermöglicht es, Berichte in allen gängigen Formaten (Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML etc.) gezielt zu generieren und nach Zeitplänen an abgestimmte Zielgruppen zu distribuieren.^[7]

Abbildung 4: Qlik NPrinting zur Erstellung nativer Visuals

In der Praxis besteht der Output aus dem Visual, zum Beispiel einem Diagramm in Excel (vgl. Abbildung 5), und dem dazugehörigen Datensatz (vgl. Abbildung 6), sodass die mit Qlik erzeugten Reports und Visualisierungen im Rahmen zusätzlicher Analysen und Präsentationen weiterverwendet werden können.

Abbildung 5: Output mit NPrinting als Excel-Visual

Abbildung 6: Strukturierter Output der Datenbasis mit NPrinting

Unsere Erfahrung mit NPrinting: Praxisbeispiele aus dem Trading

Qlik NPrinting hat sich insbesondere im Bereich Trade Analytics als geeignete Lösung für die Erstellung und Verteilung von Berichten erwiesen, vor allem aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten zur flexiblen Weiterverwendung der generierten Reports.

Ein besonders eindrücklicher Anwendungsfall war der tägliche Versand von Excel-basierten Trading Analytics an Entscheidungsträger:innen institutioneller Marktteilnehmer im gelisteten Handel einer führenden europäischen Börse.^[8] 

Die daraus resultierenden Auswertungen dienten als Analyseartefakte und bildeten die Grundlage für weiterführende Bewertungen und Entscheidungen. Übermittelt wurden individuelle Auswertungen der am Vortag gehandelten Top-10-Produkte je Produktsegment (Kassa: Aktien, Anleihen; Derivate: Aktien- und Aktienindexderivate, Anleihen, Energiederivate etc.), jeweils nach Trader-ID aufgeschlüsselt und im internen Peergroup-Vergleich platziert. Für einen Großteil der Kunden dienten die Auswertungen als Basis für die interne Leistungsbewertung der jeweiligen Handelsbereiche.

In einem weiteren Anwendungsfall wurde eine parametrisch definierte Scorecard entwickelt, um ungenutzte Einsparpotenziale in den Liquiditätsprovider-Programmen (LP-Programmen) systematisch für den Handelsteilnehmer zu identifizieren. Dies ermöglichte zugleich ein kontinuierliches Monitoring der Liquiditätsperformance von Market Makers mit dem Ziel, die Einhaltung vertraglich definierter Vorgaben innerhalb der LP-Programme zu überprüfen.

Darüber hinaus wurde Qlik NPrinting erfolgreich für Vorstandsreportings eingesetzt. Dafür wurden automatisierte PowerPoint-Präsentationen generiert, die über eine integrierte Schleifenlogik individuelle Kundensichten verarbeitet haben und jeweils auf separaten Dateien abgebildet wurden. Die gesamte Berichtserstellung inklusive des zeitgesteuerten Versands erfolgte dabei vollständig automatisiert über den integrierten Task-Planer.

Reporting Engines schließen die Lücke zwischen Analyse und strukturierter Kommunikation

Mit Reporting Engines wie Qlik NPrinting können datengetriebene Analysen in strukturierte, empfängerorientierte Berichte überführt werden. Sie ermöglichen die Entlastung von operativen Teams, minimieren manuelle Fehler und schaffen konsistente Berichtslinien über alle Adressat:innen hinweg. Je nach Anwendungsfall bietet sich dabei entweder ein eingebettetes Dashboard (mit Fokus auf das Reporting, mit prüfungssicherer Nachvollziehbarkeit der gezeigten Daten) oder ein nativer Report in Excel oder PowerPoint (mit Fokus auf Analytics und die Einbettung in übergeordnete Workflows) an.

Für Rückfragen oder weiterführende Diskussionen stehen Enzo und Nikolaus gerne als Ansprechpartner zur Verfügung.